档案系统数据著录典型问题(二)
1.数码照片档案与实物档案辨别
数码照片档案是记录部门活动现场的数码照片例如：XX年XX月XX日举行的xx仪式、活动、参观、合影、交流、调研等。
实物档案主要是部门获得的奖励包含：奖章、奖杯、奖牌、奖旗和荣誉证书等。
光盘、U盘、移动硬盘属于电子档案，不归入实物档案。
2.实物档案分类号的选择
实物档案分类号有：SWj、SWy、SWg、SWz、SWp
SWj为奖品类，包含：奖章、奖杯、奖牌、奖旗和各类获奖荣誉证书（仅收集省、市级及以上）。如：
SWy为各部门废止印章实物。
SWg为各类重要证件，包含：法人证书正副本、登记证、资格证、生产许可证。如：
SWz为字画类实物。
SWp为赠品类实物。
目前系统中各部门实物档案奖品类选择为SWg的著录数据须全部修改为SWj。例如：
3、数码照片
按照实体分类细则规定，数码照片只收集数码照片电子文件，不收集数码照片。请各部门在著录数据完成后及时上传符合元数据标准的数码照片。（要求必须原图、无水印、清晰、非网页截图）例如：
4、个别部门完成系统数据著录后，进行实体文件移交时请注意：材料必须落款部门全称和文件形成时间及加盖公章；空白页不编页码。
5、本次档案移交工作仅接收2021年度档案，未在接收范围内已著录的材料供各部门内部保存查询。
6、如部门系统数据著录完成后，请及时在系统中发起移交流程，同时联系档案馆各档案类型负责老师。
熊老师 13593743875 / 67813（党群、行政、教学、学生）
陈老师 15971910555 / 690555（基建、设备、产品、科研）
胡老师 13593738556 / 65037（声像、实物、电子、出版、外事、财务）
