本网讯（通讯员 孟旸）日前，湖北省档案局、湖北省档案馆正式下文，确定湖北医药学院档案馆为“湖北省示范数字档案馆”。1月12日，我校档案馆以全省高校最高分通过湖北省档案局、档案馆组织的全省示范数字档案馆专家组测评，成为湖北省高校第四家、十堰市高校第一家全省示范数字档案馆。
近年来，我校档案馆紧跟时代、积极探索、主动作为，积极履行为党管档、为校守史、为师生服务的职责使命，结合“十四五”国家、湖北省档案事业发展规划对数字档案馆建设提出的新要求，于2020年9月被确定为湖北省首批数字档案馆建设试点单位。在学校党政领导的关心及大力支持下，在省市档案主管部门的业务指导下，始终坚持把数字档案馆建设作为贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要批示的关键抓手，坚持“统筹规划，严格标准，分步实施，全面建设”基本原则，通过全范围完善基础设施、全流程优化系统功能、全领域丰富数字资源、全过程保障安全运行、全方位打造利用服务体系，着力提升信息化建设水平，初步实现档案资源数据化、管理方式智能化、利用方式便捷化的发展目标，实现了“收、管、存、用”功能，建成了适应学校事业发展需要、功能较齐全的数字档案馆。
领导重视支持
自我校档案馆被湖北省档案局确认为数字档案馆建设试点单位以后，省市档案局、档案馆和学校党政十分重视支持。十堰市档案馆多次组织专家来校对标《湖北省数字档案馆测评指标》逐项分解指导，进行有力的专业指导。学校党政主要负责人、分管领导多次到档案馆听取建设情况汇报，督导建设任务落实。“十四五”期间加大数字档案馆建设力度，做好顶层设计和支持保障，做到了“四个纳入”：纳入《湖北医药学院2022年党政工作要点》、纳入2022年党委、行政督办事项、纳入《湖北医药学院“十四五”智慧校园规划》、纳入《湖北医药学院档案事业“十四五”发展规划》。学校多次召开建设推进会，对标对表，明确“时间表”、确定“路线图”，确保如期完成建设任务。
保障全面有力
学校举全校之力，实施组织保障、经费保障、制度保障、人才保障、安全保障“五大保障”工程，确保数字档案馆建设落实落地。学校成立数字档案馆建设领导小组、运行维护工作小组、数字档案馆工作网络表等，明确分工和任务，确保落实；制定了《湖北医药学院档案实体分类实施细则》、《湖北医药学院数字档案馆管理制度与规范》等24项制度，以制度推进档案管理的规范；贯彻落实“最严要求，最实关爱”，锻造“兰台”情怀。注重数字化建设专业技术人员培养，始终把培养人才、建设队伍作为抓手。建立健全数字档案信息安全保障体系、安全工作机制、安全风险管理，守住安全底线，维护档案资源与信息安全，提高档案安全应急能力，制定数字档案应急预案，定期演练，筑牢安全“防火墙”，提升人防物防技防能力。
基础业务扎实
通过第三方外包服务，完成馆藏130万幅面档案的档案信息查错、录入、数字化扫描、高清处理、数据纠错、数据挂接、档案装订上架等工作。档案馆人员对录入的10万余条目数据、130万幅面数字化数据进行逐条核对。组织对馆藏涉密档案、到期档案、开放档案的鉴定以及鉴定后的数字系统处理工作，实现馆藏纸质档案数字化率95%。2022年9月后建设任务进入攻坚期，面对疫情的肆虐，克服疫情的不确定因素，倒排工期、任务落实到人，全馆人员统一安排，加班加点对存量档案进行网格化清点核对，对存量档案，抽样档号，查实体，对系统，将实体和系统数据比对，真正做到数据一致，达到摸清家底的目的，做好基础台账。
数字转型实现
创建工作中，我校档案馆坚持“统筹规划，严格标准，严守规范，分步实施，全面建设”的建设原则，以“统一安排、统一部署、统一实施、统一建设，有序推进”为基本要求，严格对照《湖北省数字档案馆建设指南》，与数字档案馆系统承建方一道，在系统模块、硬件配置、软件设计、系统功及服务理念等方面，坚持高起点规划、高标准建设，努力实现转型升级跨越发展。
基础设施更加完善。在我校符合国家B级标准的主机房建成了档案专用服务器、规范化的档案库房、标准化的数字化工作用房、开放式的自助查档机，满足各项功能需求。
系统功能更加齐全。建成了“三网”（档案局域网、校园网、互联网），“四库”（档案接收库、管理库、保存库、利用库），做到了“五利用”，实现了收、管、存、用全流程管理的数字档案馆工作系统。
档案资源更加丰富。大力开展馆藏档案数字化、数字档案接收和开放鉴定工作，建成涵盖全部馆藏目录数据库和全文、照片、音视频数据库，建立数字档案资源总库和管理库、利用库、长期保存库，并建立学校重大活动、中心工作档案专题资源库。
保障体系更加健全。建立了涵盖机房管理、设备管理、安全管理、人员管理、数字资源管理等各项制度。实施人防、物防、技防“三位一体”，数据安全、系统安全“双措施”，制定了“网络安全”、“消防安全”应急预案并定期演练。
服务师生高效
2022年7月，我校档案馆远程利用服务平台上线，468位海内外校友通过利用平台办理学籍证明，17941余名校友访问平台、查询毕业生档案去向。疫情期间，克服困难为校友提供档案服务，获得海内外校友盛赞。异地查询服务了海内外校友，实现了让数据多跑路、让师生少跑腿甚至“零跑腿”的“互联网+”档案服务。经调查，用户“使用便捷和服务支撑”满意度达98.7%。
行百里者半九十。省级示范数字档案馆的成功创建，标志着学校顺利完成档案工作数字转型，既是阶段性的成果，也是未来发展的起点。下一步，学校将持续保障数字档案馆建设投入,进一步完善系统功能、强化资源建设、优化服务绩效，不断提高数字赋能、提高数字档案馆示范发挥和管理水平。努力探索数字化转型阶段档案信息化高水平发展的新途径，推动高校档案工作更好融入学校发展新格局，为学校中心工作服好务，为学校“升大”、“申博”作出积极贡献。
