第一条 为完善学校档案部门立卷归档制度，实现档案“应收尽收、应归尽归”，根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《归档文件整理规则》（DA/T 22－2015）制定本规范。
第二条 部门立卷归档是指学校各单位（部门）将办理完毕的、具有查考保存价值的文件材料按归档范围进行收集、分类、排列、编号、编目（纸质文件材料包括编页、装订、装盒等，电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）整理，使之有序化后，定期移交到档案馆的工作。
第三条 部门立卷归档基本原则
1．学校各单位（部门）和个人从事教学、科研、党政管理等各项工作活动中形成的文件材料，属于归档范围的，必须移交档案馆集中统一管理，应收尽收，应归尽归，任何单位（部门）和个人不得私自留存。不属于归档范围的文件材料，不得擅自归档。
2．学校部门立卷归档坚持来源原则，文件材料形成的部门则为立卷归档部门。一个立卷归档部门内的档案要统一立卷归档，档案馆按立卷归档部门接收档案。
3．数码照片、录音录像电子文件、课程表仅需提供电子版（无需纸质版）；校报、学报实行双套制归档，需要移交纸质版，并上传电子版；其它档案材料只移交纸质版，数字化副本由档案馆制作并上传。
第四条 部门立卷归档的组织
1． 档案馆负责全校立卷归档工作的组织与实施，指导各立卷归档部门的立卷归档工作。
2．各立卷归档部门负责组织本单位的立卷归档工作，并接受档案馆的指导。
3．各立卷归档部门建立文档管理制度，对日常形成的文件材料进行集中管理，每项工作完成后应由承办人收集整理文件材料并向单位（部门）兼职档案员移交，兼职档案员负责指导本单位（部门）立卷员进行文件材料的收集、整理和归档。
4．相关立卷归档部门在对省级及以上科研项目鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在50万元以上）开箱验收时，须有专（兼）职档案员参加，审查验收应归档文件材料完整性、系统性，指导部门立卷归档。
第五条 文件材料的立卷归档分工
立卷归档部门按《湖北医药学院档案实体分类实施细则》确定的文件材料归档范围收集文件并立卷归档。
1．上级党、政部门下达的文件，由党政办负责立卷归档。
2．学校内部形成的文件材料，由文件材料形成部门负责立卷归档。其中学校盖章印发的带字号红头文件，由党政办统一收集归档；各单位（部门）盖章印发的红头文件、其它重要文件由各单位（部门）收集归档。
3．会议文件材料，由组织召开会议的单位负责收集归档；多个单位联合召开的会议文件材料，由牵头单位负责收集归档。
4．各教学单位和教学管理部门在教学评估与认证、专业申报、奖项申报等工作中共同形成的文件材料，由相关教学管理部门负责收集归档。
5．教研、科研项目文件材料由课题组收集、整理、立卷，分别由教学、科研管理部门负责归档文件材料审核和移交归档。
6．基本建设（含大型维修、改造）项目文件材料由后勤管理处负责收集、整理、归档。
7．学校统一管理的财务文件材料及账簿、凭证等由财务处负责立卷归档；
8． 学校对外签订的合同资料，其中，科研项目及科技合作合同由科技处负责收集归档，设备及物资采购合同由实验室及资产管理处负责收集归档，基本建设合同由后勤管理处负责收集归档，其它合同由合同责任部门收集归档，当年学校签订的合同清单由政策法规处归档。
9．各种声像、图片资料，由形成单位负责收集、整理、立卷、归档；外单位制作反映本校活动的声像、图片资料，由负责组织联系的单位收集、整理、立卷、归档。
10．专题档案由牵头负责专题工作的部门负责收集、整理、归档。
11．立卷归档时应剔除不应归档的文件材料：上级机关普发的、不需办理的文件材料；上级和学校征求意见未定稿的文件材料；非隶属单位抄送的不需办理、无参考利用价值的文件材料；校内单位发来的仅供传阅不需办理的文件材料；无保存价值的一般性信函和临时性的通知等；重份的文件材料。
第六条 纸质文件部门立卷归档步骤与要求
1．预立卷
立卷归档部门将已经办理完毕、需要归档的文件材料及时收集，集中管理，纸质文件按文件反映的问题分类装盒存放，做好日常工作中的预立卷。学校印发红头文件归档一式两份，其它文件材料归档一式一份。
2．分类与划定保管期限
按照《湖北医药学院档案实体分类实施细则》、《湖北医药学院档案分类方案、归档范围和保管期限表》进行分类与保管期限划定。
关于“年度”的确定说明：
党群类和行政类用档案文件形成的自然年度；
学生类：学历教育学生的综合文件材料用“自然年度”，
学籍管理用毕业年度（届）；
教学类：综合类用“自然年度”；
科研类：综合类用“自然年度”，项目用“完成年度”， 论文书籍用“出版、发表年度”；
基建类：综合类用“自然年度”，项目用“竣工年度”；设备类：综合类用“自然年度”，仪器设备用“购置年度”；
产品综合类用“自然年度”，其余用“完成年度”；
出版类：综合类用“自然年度”，出版物用“出版年度”；
外事类：留学生用“入学年度”（级），其余用“自然年度”；
财会类：综合类用“自然年度”；
实物、声像类：根据实际情况，使用“形成年度”或“移交年度”。
学校各类文件材料的保管期限：永久、定期30年、定期10年。
3．组件
将预立卷的纸质文件材料按文件之间的联系组成件并排列顺序。正文、附件为一件，正文在前，附件在后；正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；中文本与外文本为一件，中文本在前，外文本在后；报表、名册、图册、书籍等一册（本）为一件；本专科成绩表一个班为一件，按学号顺序排列；研究生成绩表一个学院为一件，按学号顺序排列；刊物（含简报）一期为一件；基建工程图纸一张为一件；装订成册的文件资料汇编一册为一件；会议记录一般一次会议为一件，会议记录本一本为一件。
4．编页码
编制页号（使用铅笔，文书类正面右上角、反面左上角标注，空白页不标；基建项目、科研项目正面右下角、反面左下角;成册材料从封面开始编页码）
5.数据著录
按《归档文件整理规则》（DA/T 22－2015）要求，立卷归档部门将整理好的归档文件材料以所组的件、卷为单位，逐件编制归档文件目录。在“档案归档利用平台”(http://218.197.58.251:8080/sacredapp)上进行数据著录或采用EXCEL的方式进行数据著录后导入档案归档利用平台。
归档文件目录设置文号、责任者、题名、日期、密级、页数、控制标识、备注等项目。目录编制应准确、详细。
文号：文件的发文字号。没有文号的，不用填写。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。有多个责任者的，填写第一责任者。
题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容的，应重新拟写标题，自拟标题外加方括号“[ ]”。
日期：文件的形成时间，8位数字，标全年月日（如19990909），月、日不可查考的，用“00”补齐。
密级：按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用填写。
控制标识：文件公开的范围，一般分为校内公开、公开、限制。
页数：每件归档文件编制的页码总数。
备注：注释文件需说明的情况。
6.核对目录
将著录的数据与纸质档案内容一一相符，确保数据一致。
7.规范检查
部门核对后，联系档案馆工作人员进行归档前规范检查。
8.档案在线移交
规范检查合格后，在档案归档利用平台发起档案移交流程，部门档案工作负责人在线审核通过后，档案馆进行在线审核。
9.移交清单
档案馆在线审核通过后，部门将实体档案移交到档案馆，双方在移交清单上签字，各存一份。
第七条 电子文件部门立卷归档步骤与要求
立卷归档部门做好日常工作中电子文件的收集与管理，将内容组成文件夹集中存储保管，并进行备份存储。
电子文件的归档整理方法与要求参见《电子文件归档与电子档案管理规范》（GBT 18894-2016）。
已整理的纸质归档文件材料的电子文件，按纸质归档文件材料的整理情况进行组件、分类、分文件夹（对应纸质文件材料所归入的盒、卷）、排列、编号、编目。
第八条 归档文件材料的质量检查
立卷归档部门在归档前要对文件质量、载体状况进行认真检查，检查发现的问题应及时整改，需在备考表中说明的情况必须说明。
1．归档的纸质文件材料检查的主要内容包括：
①文件材料是否齐全、完整，特别是文件的附件是否缺漏，有无缺页。
②有无不属归档范围的文件材料，有无文件相互混淆、重复现象。
③有无将有机联系的同一问题文件材料拆散归档的现象。
④文件材料是否标识齐全、准确，特别是发文是否有领导签字、单位盖章、内容是否与底稿一致；是否原件；表格是否有署名、统计日期；事情发生变更时，是否有变更的记载材料等。
⑤文件材料分类、保管期限划定是否准确，档号、页码、目录编制是否齐全、正确。
⑥载体状况是否有利于保存，特别是图文是否清楚，墨迹能否长期保存，载体有无污损等。
2．归档的电子文件材料检查的主要内容包括：
①电子文件的硬件、软件环境的有效性，脱离专用设备、软件是否可读取，是否加密。
②电子文件的格式，是否符合归档格式需要，是否进行了格式转换。
③电子文件有无病毒感染。
④电子文件是否完整、是否最终版本，元数据是否齐全。
⑤电子文件归档数据包整理、文件题名标注、编目是否规范。
⑥电子文件载体是否可靠和适宜长期保存，能否读取。
第九条 部门立卷归档的时间要求
立卷归档部门一般应于每年3月底前将前一年度形成的文件材料立卷归档，部分文件材料按以下时间立卷归档：
1．硕士研究生学位论文、答辩材料，各种层次学生成绩表，毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料，应在学生毕业当年的12月底前立卷归档。
2．科研课题材料，应在课题结题或鉴定一个月内立卷移交科技处，三个月内由科技处移交归档。报奖的科研成果材料，在申报、评奖活动结束二个月内，由科技处移交归档。
3．临时性机构产生的文件材料，在临时性机构工作完成后的二个月内立卷归档。
4．全校性重大活动产生的文件，在活动结束后二个月内立卷归档。
5．基建工程项目材料，在工程项目竣工验收后两个月内立卷归档；大型维修、改造项目材料，在维修、改造项目活动结束后两个月内立卷归档。因故不能在两个月内完成的，应提前说明原因，最迟在六个月内立卷归档。
6．财会档案材料于次年第一季度整理立卷，档案材料暂由财务处保管一年后于期满当年3月底前向档案馆移交。
7．声像、数码照片在制作完成后三个月内立卷归档。
第十条 立卷归档部门向档案馆移交档案时，必须履行交接手续，填写《档案移交清单》，交接双方签字。档案馆必须对归档文件材料检查验收，对不符合档案管理规范的，提出具体整改意见，由立卷归档部门整改合格后再移交归档。
第十一条 立卷归档部门必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，按时、齐全、完整归档。对于拒不归档、不按期归档、归档不全、遗失和损毁档案、篡改档案、擅自扩大归档范围、档案信息泄密或归档材料质量不合格又拒不改正的，依照《档案管理违法违纪行为处分规定》（中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号）予以处理。
第十二条 本规范由湖北医药学院档案馆负责解释，自公布之日起施行。
湖北医药学院档案馆
2022年3月22日
