湖北医药学院档案实体分类实施细则（2022年修订）

一、编制目的和依据

为了进一步规范学校档案材料收集、归档工作，促进档案的有效保护和利用，更好地服务于学校各项工作，服务于社会，根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部颁布的《高等学校档案管理办法》(第27号令)、《高等学校档案工作规范》和国家档案局颁布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等有关规定，结合我校档案工作实际情况，特制定本细则。

二、编制原则

（一）完整性。我校档案分类以学校全部档案（人事档案除外）为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

（二）统一性。在充分反映档案的形成规律、内容和特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

（三）稳定性。类目设置必须相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

（四）一致性。类目排列、档号结构的确定符合逻辑原则，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各门类之间、各相同级位之间的划分标准一致。同级类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

三、档案类目设置与标识

根据学校在党政、教学、科研管理及各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的原始记录，遵循各种文件材料形成的领域范畴、内容性质、职能性质和整体的完整性等特点及规律，将湖北医药学院应归档文件材料设立一个全宗，下设一级、二级类目。

（一）一级类目名称标识

一级类目是学校档案实体分类的最高层次，根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，将我校档案划分为十四个一级类目，一级类目名称标识采用类目名称主词汉语拼音的第一个大写字母，即党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、学生（XS）、科研（KY）、基建（JJ）、设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）、财会（CK）、产品（CP）、声像（SX）、实物（SW）、电子（DZ）。

（二）二级类目机构代码标识

二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是按照学校机构设置情况结合该类档案形成规律和特点，在一级类目下设二级类目。二级类目的标识，一般采用“双位制”。从11开始，其余依次为12、13……19、21.....99,带“0”的数字不用。

湖北医药学院二级类目机构代码标识表

（三）档号结构与标识

档号是每一卷（或件）档案的代号，排架的依据。反映高等学校档案的分类体系和物理位置。档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

1、档号结构

档号由全宗号、年度、分类号、保管期限、案卷号（件号）、项目号、目录号七个部分组成。

全宗号：学校自1965年建校以来的所有门类档案（人事档案除外）形成一个全宗，全宗标识符用阿拉伯数字“1”表示。

年度：由四位阿拉伯数字组成。

分类号：是档号的主体，我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成。

保管期限：按档案保管期限的规定，设置为永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10）。

案卷号：是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码，用三位阿拉伯数字表示，如“001、002...030”。

件号：简化整理方式中

项目号：仅见于基建档案，用两位阿拉伯数字表示，每个基建项目都有一个独立的项目号。

目录号：仅见于财会档案，用一位阿拉伯数字表示，著录条目每满999条，目录号数字加一。

2、档号模式与示例

（1）党群（DQ）：学校党务部门在工作中形成的文件材料按机构下设若干二级类目，按件归档。

档号模式为：全宗号-年度-分类号-保管期限-件号

示例如下：

（2）行政（XZ）：学校行政管理职能部门在工作中形成的文件材料，按照机构下设若干二级类目，按件归档，档号标识模式同上。

示例如下：

（3）教学（JX）：学校教学管理和教学实践活动中形成的文件材料，按照机构下设若干二级类目，按件归档。档号标识模式同上。

示例如下：

（4）学生类（XS）:各学历层次毕业生在校学习过程中形成的学籍材料，按件归档。档号标识模式同上。

示例如下：

学生类二级类目按学历层次划分，具体如下：

 11：硕士研究生

 12：本科生

 13：成人教育、自学教育考试学生

（5）科研（KY）：学校在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等材料。科研文件材料的归档，必须遵循其自然形成规律，兼顾不同学科、专业文件材料的不同特点和成套性，保持有机联系，按卷归档。

科研项目、教学研究项目归入KY12。

档号模式为：

全宗号-年度-分类号-案卷号

示例如下：

 

（6）基建（JJ）：指学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、图纸及声像载体材料。根据基建档案的文件材料构成、规律和特点，保持其有机联系，在一级类目下设二级类目。

基建类二级类目设置：

①基建综合文件材料归入JJ11,按卷归档。

档号模式为：全宗号-年度-分类号-案卷号

示例如下：

②基建项目归入JJ12，零星维修项目全部归入JJ12-01，按卷归档。

档号模式为：全宗号-年度-分类号-项目号-案卷号

示例如下：

（7）设备（SB）：学校固定资产的仪器、设备，在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体等材料，产品介绍或说明资料均属仪器设备档案。

仪器设备项目（50万元及以上）各个环节形成的不同载体的文件材料按台（套）归入SB12，按卷归档。

档号模式为：全宗号-年度-分类号-案卷号

示例如下：

（8）出版（CB）：学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中形成的文件材料，按件归档。

档号模式为：全宗号-年度-分类号-保管期限-件号

示例如下：

（9）外事（WS）：学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、涉外教学、人才交流、友好往来等活动中形成的文件材料，按卷归档。

示例如下：

外事类二级类目设置具体如下：

11：外事综合、来校访问、国际合作与交流

12：出国

13: 外国留学生相关材料

（10）财会（CK）：学校在财务管理和会计活动中直接形成的、具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料。对归档的文件材料，应遵循其自然形成规律、保持其有机联系，按卷归档（没有卷内条目）。

财会类二级类目设置：

11：财务综合   12：会计报表   13：会计账簿

14：会计凭证   15：会计其它

档号模式为：全宗号-年度-分类号-目录号-案卷号

示例如下：

（11）产品生产与开发（CP）：学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中形成的文相关料。按件归档。

产品综合归入CP11

档号模式：

全宗号-年度-分类号-保管期限-件号

示例如下：

（12）声像（SX）：反映学校在教学、科研、管理等活动中形成的、具有保存价值的专门载体及其配套的文字材料，按卷归档。

①纸质照片、录音带、录像带档号模式为：

全宗号-年度-分类号-案卷号

标识如下：

声像类别标识： 11  录像带

        12  照片

             13  录音带

②数码照片、录音电子文件、录像电子文件门类代码为：

ZP:数码照片

LY:录音电子文件

LX:录像电子文件

档号模式为：

全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号

标识如下：

（13）实物（SW）：实物档案包括奖品、各类证书、名人字画、赠品和纪念品等，在一级类目下设二级类目，按件归档，具体如下：  

SWj 奖品

SWy印章

SWz 字画

SWg 各类重要证件

SWp 赠品

档号模式：全宗号-年度-分类号-件号

标识如下：    

（14）电子类（DZ）：包括光盘、移动硬盘、U盘、网页等。按卷归档。

  DZg:光盘

  DZy:移动存储

  DZw:网页

档号模式为：全宗号-年度-分类号-目录号-案卷号

标识如下：

四、档案的实体排架

排列方法应与实体分类方案一致，每年形成的档案按年度-分类-保管期限（永久、定期30年、定期10年）序列依次上架，便于实体管理，方便查找。

五、本办法由档案馆负责解释。

六、本办法自发布之日起施行。2018年印发的《湖北医药学院档案实体分类实施办法》（湖医药办字〔2018〕25号）同时废止。

附件一：《湖北医药学院档案分类方案、归档范围和保管期限表》

附件二：《湖北医药学院文书类电子文件元数据方案》

附件三：《湖北医药学院照片类电子档案元数据方案》

附件四：《湖北医药学院录音录像类电子档案元数据方案》

湖北医药学院档案馆

二〇二二年三月