引言
元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。元数据管理有助于保证电子文件的真
实性、完整性、可靠性、可用性，保障电子文件的证据特性，便于对电子文件的理解、管理、交换和利用，是电子文件管理中必不可少的一部分。
为配合我校创建数字档案馆，对我校文书类电子文件元数据标准进行规范。
文书类电子文件元数据方案
本方案规定了以文件和案卷形式的档案为对象的文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求，主要包括我校协同办公系统流转的收发文电子文件、课程表电子版、学报电子版、校报电子版以及新闻报道相关电子版文件。
本方案适用于我校职能部门及二级学院直接生成的文书类电子文件（含纸质文件/档案数字化图像、文本）的管理。.
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集
GB/T4880.2-2000 语种代码名称 第2部分：3字母代码 （eqv ISO 639-2:1998） GB/T 4881 中国语种代码
GB/T7156-2003 文献保密等级代码与标识
GB/T7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 （idt ISO 8601:2000） GB 11714-1997 全国组织机构代码编制规则
GB/T 15418 档案分类标引规则
GB18030-2005 信息技术 中文编码字符集GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语
DA/T13-1994 档号编制规则
DA/T14-2014 全宗指南编制规范DA/T18-1999 档案著录规则
DA/T22-2015 归档文件整理规则
DA/T 31-2017纸质档案数字化技术规范
DA/T 46-2009文书类电子文件元数据方案
DA/T 1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1
电子文件 electronicrecords
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备
阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。[GB/T 18894-2002，定义3.1]
3.2
文书类电子文件 administrativeelectronic records
反映党务、政务等各项管理活动的电子文件。
3.3
组合文件 combinedrecords
由若干个联系紧密的文档组成、视为一个文件著录的文档集合体。
3.4
文档 document
归档文件最小的文件单元，可以是一个独立的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或某一自
然件的附件。
3.5
元数据 metadata
描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。[ISO15489-1:2001，定义3.12]
3.6
元素 element
通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。
3.7
简单型 simpletype
不具有子元素的元素所对应的元素类型。
3.8
容器型 containertype
具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。
3.9
复合型 complextype
本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。
3.10
捕获 capture
适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。
3.11
实体 entity
任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。[ISO23081-2:2007，定义3.6]
4.1 元数据元素及其结构
本方案参考ISO23081，结合目前我校电子文件管理实际，将文书类电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、业务实体元数据两个域，每个域包含的元数据元素及其结构规定如下：
表1 文件实体元数据
编号 |
元数据 |
编号 |
元数据 |
M1 |
聚合层次 |
|
|
M2 |
来源 |
M3 |
全宗名称 |
M4 |
立档单位名称 |
M5 |
档号 |
M6 |
全宗号 |
M7 |
目录号 |
M8 |
年度 |
M 9 |
保管期限 |
M10 |
机构或问题 |
M11 |
类别号 |
M11 |
件号 |
M13 |
内容描述 |
M14 |
题名 |
M15 |
主题词 |
M16 |
分类号 |
M17 |
文件编号 |
M18 |
责任者 |
M19 |
日期 |
M20 |
紧急程度 |
M21 |
主送 |
M22 |
抄送 |
M23 |
密级 |
M24 |
保密期限 |
M25 |
形式特征 |
M26 |
文件组合类型 |
M27 |
件数 |
M28 |
页数 |
M29 |
稿本 |
M30 |
电子属性 |
M31 |
文件格式 |
M32 |
文件名称 |
M33 |
文件大小 |
M34 |
文档创建程序 |
M35 |
信息系统描述 |
M36 |
数字化属性 |
M37 |
数字化对象形态 |
M38 |
扫描分辨率 |
M39 |
扫描色彩模式 |
M40 |
图像压缩方案 |
M41 |
存储位置 |
M42 |
文件路径 |
M43 |
脱机载体编号 |
M44 |
脱机载体存址 |
表2 业务实体元数据
编号 |
元数据 |
编号 |
元数据 |
M45 |
业务状态 |
|
|
M46 |
业务行为 |
|
|
M47 |
行为时间 |
|
|
M48 |
行为依据 |
|
|
M49 |
行为描述 |
|
|
表3 元数据元素描述方法
编号 |
按一定规则排列的元数据的顺序号 |
中文名称 |
元数据元素的中文标识 |
英文名称 |
元数据元素的英文标识 |
定义 |
元数据元素含义的描述 |
目的 |
描述该元数据元素必要性和作用 |
约束性 |
说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可采用也可不采用，由用户根据需要确定 |
可重复性 |
元数据元素是否可以重复出现 |
元素类型 |
元数据元素所属的类别。本方案将元素分为简单型、容器型和复合型 |
数据类型 |
为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。本方案数据类型包括字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型 |
编码修饰体系 |
对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则，包括编码修饰体系的标识和名称 |
值域 |
可以分配给元数据元素的值 |
缺省值 |
该元数据元素的默认值 |
子元素 |
该元数据元素具有的下属元素 |
信息来源 |
元数据元素值的来源 |
相关元素 |
与该元素有密切联系的元素 |
注释 |
对元素的进一步说明 |
编号 |
M1 |
中文名称 |
聚合层次 |
英文名称 |
aggregation level |
定义 |
电子文件在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。如宗、目、卷、件等 |
目的 |
利于对电子文件的管理，为电子文件在某一层次的著录、检索提供条件 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
案卷文件 |
缺省值 |
文件 |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
推荐使用预定义值域列表选择著录 |
编号 |
M2 |
中文名称 |
来源 |
英文名称 |
provenance |
定义 |
对形成、归档、移交、保管电子文件的单位（个人）和全宗的描述 |
目的 |
提供电子文件的背景信息，利于对电子文件的理解、管理和利用 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
容器型 |
数据类型 |
—— |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
全宗名称（M3） 立档单位名称（M4） |
信息来源 |
—— |
相关元素 |
—— |
注释 |
—— |
编号 |
M3 |
中文名称 |
全宗名称 |
英文名称 |
fonds name |
定义 |
档案馆（室）赋予全宗的标识 |
目的 |
区分电子文件来源，利于电子文件的管理，提供检索点 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
立档单位名称（M4） 全宗号（M 6） |
注释 |
全宗名称一般由接收、保管电子文件的档案馆（室）给定，当给定全宗名称时，本元素必选。 推荐使用预定义值域列表选择著录 |
编号 |
M4 |
中文名称 |
立档单位名称 |
英文名称 |
fonds constituting unit name |
定义 |
构成档案（电子文件）全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 |
目的 |
记录全宗构成者名称，明确电子文件来源，利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
全宗名称（M3） 全宗号（M6） |
注释 |
按照 DA/T 14-1994 中 5.1.1 条规定著录。推荐使用预定义值域列表选择著录 |
编号 |
M5 |
中文名称 |
档号 |
英文名称 |
archival code |
定义 |
以字符形式赋予档案（电子文件）的用以固定和反映档案（电子文件）排列顺序的一组代码 |
目的 |
揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，利于统计、管理和利用，在电子文件与其传统载体档案之间提供关联标识 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
复合型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
标识 |
名称 |
DA/T 13-1994 |
档号编制规则 |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
|
信息来源 |
由管理电子文件的系统按照设定的规则生成 |
相关元素 |
—— |
编号 |
M6 |
中文名称 |
全宗号 |
英文名称 |
fonds identifier |
定义 |
档案馆（室）分配给全宗的代码 |
目的 |
标识全宗，利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
全宗名称（M 3） 立档单位名称（M4） |
注释 |
全宗号一般由接收、保管电子文件的档案馆（室）给定，当给定全宗号时，本元素必选。推荐使用预定义值域列表选择著录 |
编号 |
M7 |
中文名称 |
目录号 |
英文名称 |
catalogue number |
定义 |
全宗内电子文件所属目录的代码 |
目的 |
标识电子文件所属目录，利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
目录号由档案馆（室）给定，当给定目录号时，本元素必选 |
编号 |
M8 |
中文名称 |
年度 |
英文名称 |
year |
定义 |
电子文件按年度分类后标记的形成处理年度 |
目的 |
标识电子文件年度，利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
数值型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
—— |
编号 |
M9 |
中文名称 |
保管期限 |
英文名称 |
retention period |
定义 |
对电子文件划定的存留年限 |
目的 |
标识电子文件保存期限，利于电子文件的鉴定、统计和管理 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
永久长期短期30 年 10 年 [其他] |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
值域中列出的是《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》（国档发﹝1987﹞27 号）和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8 号）规定的保管期限。值域中的“[其他]”表示值域中所列保管期限外的其他保管期限，由用户结合实际自定义 |
编号 |
M10 |
中文名称 |
机构或问题 |
英文名称 |
organizational structure or function |
定义 |
对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果 |
目的 |
区分电子文件类别，利于电子文件的管理，提供检索点 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当电子文件按机构或问题分类整理时，本元素必选。推荐使用预定义值域列表选择著录 |
编号 |
M11 |
中文名称 |
类别号 |
英文名称 |
category code |
定义 |
根据电子文件实体分类方案赋予电子文件的类别代码 |
目的 |
标识电子文件类别，利于电子文件的管理 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当文书类电子文件整理过程中区分类别时，应选用本元素并预定义值域列表选择著录 |
编号 |
M12 |
中文名称 |
室编件号 |
英文名称 |
agency item number |
定义 |
档案室编制的文件或组合文件的排列顺序号 |
目的 |
标识电子文件排列顺序，利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
数值型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
满足下列任一条件时，本元素必选： a） 聚合层次（M1）的值为“文件”且由档案室著录； b） 档案馆选择著录 |
编号 |
M13 |
中文名称 |
内容描述 |
英文名称 |
content description |
定义 |
对电子文件题名、主题、编号等内容特征的描述 |
目的 |
提供电子文件内容描述信息，利于检索和利用 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
容器型 |
数据类型 |
—— |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
题名、主题词、分类号、文件编号、责任者、日期、紧急程度、主送、抄送、密级、保管期限 |
信息来源 |
—— |
相关元素 |
—— |
注释 |
—— |
编号 |
M14 |
中文名称 |
题名 |
英文名称 |
title |
定义 |
又称标题、题目，是表达电子文件中心内容和形式特征的名称 |
目的 |
描述电子文件的中心内容，提供检索点 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
a) 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录； b) 由管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获 |
相关元素 |
|
注释 |
当聚合层次（M1）的值为“案卷”时，著录案卷标题；当聚合层次（M1）的值为“文件”时，著录文件正题名。建议尽可能由系统捕获。按照 DA/T 18-1999 中 9.1.1.1 条以及 DA/T 22-2000 相关规定著录 |
编号 |
M15 |
中文名称 |
主题词 |
英文名称 |
descriptor |
定义 |
在标引和检索中用以表达电子文件主题的规范化的词或词组 |
目的 |
揭示电子文件主题，提供检索点 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
标识 |
名称 |
CCS |
中国档案主题词表 |
| |
国务院公文主题词表 |
| |
中共中央办公厅公文主题词表 |
| |
[其他] |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
a) 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录； b) 由管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获 |
相关元素 |
|
注释 |
建议尽可能选用本元素并由系统捕获。按照 DA/T18-1999中 9.7.6条规定著录。编码修饰体系中的“[其他]”指行业主题词表。当使用编码修饰体系中同一主题词表标引和著录时，本元素不可重复。当使用一种以上的主题词表标引和著录时，每增加使用一种主题词表重复一次 |
编号 |
M16 |
中文名称 |
分类号 |
英文名称 |
class code |
定义 |
采用《中国档案分类法》对电子文件进行主题分析，并依照电子文件的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号 |
目的 |
揭示电子文件的分类结果，提供检索点 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
标识 |
名称 |
| |
CAC |
中国档案分类法 |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在管理电子文件的系统中手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
依据《中国档案分类法》和 GB/T 15418 的有关规定著录 |
编号 |
M17 |
中文名称 |
文件编号 |
英文名称 |
document number |
定义 |
文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，也称文号 |
目的 |
提供检索点 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录或由系统捕获 |
相关元素 |
—— |
注释 |
按照 DA/T 18-1999 中 9.1.2 条规定著录 |
编号 |
M18 |
中文名称 |
责任者 |
英文名称 |
author |
定义 |
对电子文件内容进行创造、负有责任的团体或个人 |
目的 |
明确电子文件的责任主体，提供检索点 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录或由系统捕获 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当聚合层次（M1）的值为“文件”时，本元素必选。按照DA/T 18-1999 中 9.1.3 条规定著录 |
编号 |
M19 |
中文名称 |
日期 |
英文名称 |
date |
定义 |
文件形成的日期或者案卷内文件的起止日期 |
目的 |
明确文件形成时间或案卷内文件起止日期，提供检索点 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
标识 |
名称 |
GB/T 7408-2005 |
数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录或由系统捕获 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当聚合层次（M1）的值为“文件”时，著录成文时间。著录时，依据 DA/T 18-1999 中 9.4.1 条相应规定选择著录发文时间、发表时间、签署时间或通过时间。时间精确到日，按照 DA/T 22-2000 中 5.5.1.5 条和 DA/T 18-1999 中 9.4.2 条规定，采用 GB/T 7408-2005 中 5.2.1.1 条规定的基本格式 （YYYYMMDD）著录。例如，1985 年 8 月 10 日表示为：19850810。 当聚合层次（M1）的值为“案卷”时，著录案卷内文件起止时间。时间精确到日，著录时采用GB/T 7408-2005 中 5.5.4.1 条规定的基本格式并省略日中时间（YYYYMMDD/YYYYMMDD）。例如， 1985 年 8 月 10 日至 1995 年 8 月 10 日表示为：19850810/19950810 |
编号 |
M20 |
中文名称 |
紧急程度 |
英文名称 |
precedence |
定义 |
公文送达和办理时间要求的急缓等级 |
目的 |
提供文件背景信息，利于对文件的理解 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
特提特急加急平急急件 [其他] |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
值域中列出的是《中国共产党机关公文处理条例》（中办发﹝1996﹞14 号）和《国家行政机关公文处理办法》（国发﹝2000﹞23 号）规定的紧急程度。值域中的“[其他]”表示值域中所列紧急程度外的其他紧急程度，由用户结合实际自定义 |
编号 |
M21 |
中文名称 |
主送 |
英文名称 |
principal receiver |
定义 |
文件的主要受理者 |
目的 |
说明电子文件的发送对象，提供检索点 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
抄送（M 22） |
注释 |
—— |
编号 |
M22 |
中文名称 |
抄送 |
英文名称 |
other receivers |
定义 |
除主送者以外需要执行或知晓文件的其他受文者 |
目的 |
说明电子文件的发送对象，提供检索点 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
主送（M21） |
注释 |
当抄送单位有多个时，依次据实著录 |
编号 |
M23 |
中文名称 |
密级 |
英文名称 |
security classification |
定义 |
电子文件保密程度的等级 |
目的 |
利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
标识 |
名称 |
GB/T 7156-2003 |
文献保密等级代码与标识 |
值域 |
公开限制秘密机密绝密 |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
|
注释 |
电子文件秘密等级为公开时，本元素可以为空值 |
编号 |
M24 |
中文名称 |
保密期限 |
英文名称 |
secrecy period |
定义 |
对电子文件密级时效的规定和说明 |
目的 |
利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录或由系统捕获 |
相关元素 |
密级（M38） |
注释 |
—— |
编号 |
M25 |
中文名称 |
形式特征 |
英文名称 |
formal characteristics |
定义 |
电子文件外在征象 |
目的 |
记录电子文件形式特征信息，利于电子文件的统计和利用 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
—— |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
—— |
相关元素 |
—— |
注释 |
—— |
编号 |
M26 |
中文名称 |
文件组合类型 |
英文名称 |
document aggregation type |
定义 |
文件级聚合层次上文档聚合状况的分类 |
目的 |
区分单份文件和组合文件，利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
单件 组合文件 |
缺省值 |
单件 |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当聚合层次（M1）的值为“文件”时，本元素必选。单件表示文件由一个文档构成，组合文件表示文件由两个或两个以上的文档构成 |
编号 |
M27 |
中文名称 |
件数 |
英文名称 |
total number of items |
定义 |
案卷内文件的数量 |
目的 |
记录案卷内文件数量，利于统计和管理 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
数值型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在管理电子文件的系统中自动生成或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当聚合层次（M1）的值为“案卷”时，本元素必选 |
编号 |
M28 |
中文名称 |
页数 |
英文名称 |
total number of pages |
定义 |
双套保存时，与电子文件对应的纸质文件/档案的页数 |
目的 |
利于档案的统计、管理 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
数值型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中自动生成或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当聚合层次（M1）的值为“案卷”时，或者当聚合层次（M1）的值为“文件”且按 DA/T 22-2000 整理时，本元素必选。当聚合层次（M1）的值为“案卷”时，著录卷内全部文件的总页数。当聚合层次（M1）的值为“文件”时，著录文件页数 |
编号 |
M29 |
中文名称 |
稿本 |
英文名称 |
manuscript type |
定义 |
文件的文稿、文本和版本 |
目的 |
描述文件的形式特征，利于电子文件的控制和管理 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
草 稿 定 稿 正 本 副 本 试行本修订本 [其他] |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
值域中的“[其他]”表示值域中所列稿本外的其他稿本，由用户结合实际自定义 |
编号 |
M30 |
中文名称 |
电子属性 |
英文名称 |
electronic attributes |
定义 |
电子文件作为计算机文件所具有的一组特征 |
目的 |
记录电子文件的创建环境，保障电子文件真实、完整、有效，利于长期保存、管理和利用 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
容器型 |
数据类型 |
—— |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
格式信息（M31） 计算机文件名（M32） 计算机文件大小（M33） 文档创建程序（M34） 信息系统描述（M35） |
信息来源 |
—— |
相关元素 |
—— |
注释 |
当聚合层次（M1）的值为“文件”时，本元素必选 |
5.31 文件格式
编号 |
M31 |
中文名称 |
文件格式 |
英文名称 |
format information |
定义 |
电子文件格式的一组描述信息 |
目的 |
描述电子文件的格式信息，利于分类管理、格式转换和提供利用 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
建议尽可能选用本元素。使用结构化方式著录，可以是下列形式中的一种： a) 格式名称：XXXX，格式版本：XXX，MIME媒体类型：XXXX； b) 格式注册系统名称：XXXX，注册 ID：XXX |
编号 |
M32 |
中文名称 |
文件名称 |
英文名称 |
computer file name |
定义 |
标识计算机文件的一组特定字串 |
目的 |
记录电子文件形式特征，利于电子文件的控制和管理 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
由形成、处理、管理电子文件的系统捕获 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当聚合层次（M1）的值为“文件”时，本元素必选。计算机文件名一般由主文件名和扩展名组成， 必要时，可增加著录路径 |
编号 |
M33 |
中文名称 |
文件大小 |
英文名称 |
computer file size |
定义 |
计算机文件的字节数 |
目的 |
记录计算机文件形式特征，利于电子文件存储、交换、统计和管理 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
由形成、处理、管理电子文件的系统捕获 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当聚合层次（M1）的值为“文件”时，本元素必选。计算机文件大小的统计单位为“字节”。本元素的值由数量和单位两部分组成，例如：1024 字节 |
编号 |
M34 |
中文名称 |
文档创建程序 |
英文名称 |
document creating application |
定义 |
形成和处理文档的程序名称和版本 |
目的 |
描述电子文件创建环境，利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
—— |
编号 |
M35 |
中文名称 |
信息系统描述 |
英文名称 |
information system description |
定义 |
生成或管理电子文件的信息系统的描述信息 |
目的 |
描述电子文件创建和管理背景信息，保存电子文件来源的真实性和合法性信息 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
由形成、管理电子文件的系统通过预定义值自动生成或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
著录信息系统的名称、版本、功能、开发商名称 |
编号 |
M36 |
中文名称 |
数字化属性 |
英文名称 |
digitization attributes |
定义 |
文件或档案数字化的一组关键特征描述 |
目的 |
记录电子文件来源的客观性和合法性信息，利于电子文件的利用 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
容器型 |
数据类型 |
—— |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
数字化对象形态（M37） 扫描分辨率（M38） 扫描色彩模式（M39） 图像压缩方案（M40） |
信息来源 |
—— |
相关元素 |
—— |
注释 |
当电子文件由扫描或缩微影像转换形成时，本元素必选 |
编号 |
M37 |
中文名称 |
数字化对象形态 |
英文名称 |
physical record characteristics |
定义 |
被数字化文件或档案的载体类型、物理尺寸等信息的描述 |
目的 |
描述被数字化对象的特征，记录电子文件来源的客观性和合法性信息 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
由数字化系统捕获或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
著录文件或档案载体的类型及尺寸，例如：缩微卷片，35mm |
编号 |
M38 |
中文名称 |
扫描分辨率 |
英文名称 |
scanning resolution |
定义 |
文件或档案被数字化时，相关数字化设备所采用的取样分辨率，即单位长度内的取样点数，一般用每英寸点数(dpi)表示 |
目的 |
记录电子文件的质量特征，满足不同应用需求 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
由数字化系统捕获或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当电子文件由扫描或缩微影像转换形成时，本元素必选。本元素的值由数量和单位两部分组成，例如：300dpi |
编号 |
M39 |
中文名称 |
扫描色彩模式 |
英文名称 |
scanning color model |
定义 |
文件或档案被数字化时，相关数字化设备所采用的扫描色彩模式 |
目的 |
记录电子文件的数字化特征，满足不同应用需求 |
约束性 |
条件选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
黑白二值、灰度、彩色 |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在数字化系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当电子文件由扫描或缩微影像转换形成时，本元素必选。扫描色彩模式的选择应符合 DA/T 31-2005 的有关规定 |
编号 |
M40 |
中文名称 |
图像压缩方案 |
英文名称 |
image compression scheme |
定义 |
文件或档案数字化生成数字图像时所采用的压缩方案 |
目的 |
记录电子文件数字化特征，利于评估图像质量和维护电子文件的有效性 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
由数字化系统捕获或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
可著录图像压缩方案名称，例如：CCITT Group 4 |
编号 |
M41 |
中文名称 |
存储位置 |
英文名称 |
storage location |
定义 |
对电子文件物理和逻辑存址的一组描述信息 |
目的 |
利于电子文件的控制、管理和利用 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
容器型 |
数据类型 |
—— |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
当前位置、脱机载体编号、脱机载体存址 |
信息来源 |
—— |
相关元素 |
—— |
注释 |
—— |
5.42 文件路径
编号 |
M42 |
中文名称 |
当前位置 |
英文名称 |
current location |
定义 |
电子文件在文档管理系统中存储位置 |
目的 |
利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
当前位置可以是下列形式中的一种： a) URI； b) 计算机名（服务器名）+盘符+路径； c) 国家或行业标准规定的其它标识方法 |
编号 |
M43 |
中文名称 |
脱机载体编号 |
英文名称 |
offline medium identifier |
定义 |
电子文件脱机存储载体排列顺序的一组代码 |
目的 |
利于电子文件的保管和利用 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在管理电子文件的系统中手工著录 |
相关元素 |
脱机载体存址（M44） |
注释 |
脱机载体编号由组织机构代码（档案馆代码）、存储载体代码、排列顺序号三部分组成。其格式为： 组织机构代码（档案馆代码）-存储载体代码-排列顺序号。存储载体代码用字母表示，“CD”表示光盘，“MT”表示磁带，“DK”表示磁盘。排列顺序号用阿拉伯数字表示 |
编号 |
M44 |
中文名称 |
脱机载体存址 |
英文名称 |
offline medium storage location |
定义 |
电子文件脱机载体的存放位置 |
目的 |
利于电子文件的管理和利用 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在管理电子文件的系统中手工著录 |
相关元素 |
脱机载体编号（M43） |
注释 |
—— |
编号 |
M45 |
中文名称 |
业务状态 |
英文名称 |
business status |
定义 |
电子文件形成、处理和管理等业务行为的时态类型 |
目的 |
提供电子文件背景信息，利于电子文件的管理 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
历史行为计划任务 |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
a) 由形成、处理、管理电子文件的系统捕获； b) 在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
—— |
编号 |
M46 |
中文名称 |
业务行为 |
英文名称 |
business activity |
定义 |
履行电子文件形成、处理、管理等业务的具体行为 |
目的 |
维护电子文件的证据特性，利于电子文件的控制、管理和利用 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
草拟审核签发会签复核缮印用印登记分发签收拟办 批办承办催办 价值鉴定整理 立卷归档检查移交接收 案卷调整 归档文件调整 真实性、完整性、有效性鉴定格式检测 封装划控 划控审批 升降解密 升降解密审批重新标识 拷贝缩微扫描 载体迁移平台迁移格式转换公布 公布审批销毁 销毁审批监销 备份 存储利用 利用审批 [其他] |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
a) 由形成、处理、管理电子文件的系统捕获； b) 在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
值域中的“[其他]”表示值域中所列业务行为外的其他业务行为，由用户结合实际自定义 |
编号 |
M47 |
中文名称 |
行为时间 |
英文名称 |
action time |
定义 |
实施具体业务行为的时间或时间段 |
目的 |
记录背景信息，提供电子文件真实性证明 |
约束性 |
必选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
标识 |
名称 |
GB/T 7408-2005 |
数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
a) 由形成、处理、管理电子文件的系统捕获； b) 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
一般著录产生行为结果时间（通常为行为结束时间）；必要时，同时著录行为开始时间至结束时间的时间段或著录行为受理时间至移送时间的时间段。 著录单个时间时，采用 GB/T 7408-2005 中 5.2.1.1 条的扩展格式或 5.4.1 条的扩展格式。例如，1985 年 4月 12日表示为：1985-04-12；1985年 4月 12日 10时 15分 30秒表示为：1985-04-12T10:15:30。 著录时间段时，采用“YYYY-MM-DD/YYYY-MM -DD”格式或采用 GB/T7408-2005中 5.5.4.1 条的扩展格式。例如，1985年 8 月 10 日至 1995年 8 月 10日表示为： 1985-08-10/1995-08-10；1985 年 8 月 10 日 10 时 15 分 30 秒 至 1995 年 8 月 10 日 10 时 15 分 30秒 表 示 为 ： 1985-08-10T10:15:30/1995-08-10T10:15:30。 行为时间由系统生成时，应精确到秒 |
编号 |
M48 |
中文名称 |
行为依据 |
英文名称 |
action mandate |
定义 |
实施具体业务行为的依据、授权或原因 |
目的 |
记录背景信息，维护电子文件的合法性、真实性 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
行为依据包括法律、政策、制度上的依据，机构人员所具有的职能或授权，以及实施业务行为的其他原因 |
编号 |
M49 |
中文名称 |
行为描述 |
英文名称 |
action description |
定义 |
业务行为相关信息的描述 |
目的 |
记录背景信息，维护电子文件的合法性、真实性 |
约束性 |
可选 |
可重复性 |
不可重复 |
元素类型 |
简单型 |
数据类型 |
字符型 |
编码修饰体系 |
—— |
值域 |
—— |
缺省值 |
—— |
子元素 |
—— |
信息来源 |
在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录 |
相关元素 |
—— |
注释 |
主要著录电子文件及其元数据在行为开始前的状况和行为结束后的状况，业务活动过程、方法等。用自由文本描述 |
（资料性附录）
文书类电子文件元数据表
表 A.1 文书类电子文件元数据表
编号 |
元数据中文名称 |
元数据英文名称 |
约束性 |
可重复性 |
元素类型 |
数据类型 |
M1 |
聚合层次 |
aggregation level |
必选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M2 |
来源 |
provenance |
必选 |
不可重复 |
容器型 |
—— |
M3 |
全宗名称 |
fonds name |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M4 |
立档单位名称 |
fonds constituting unit name |
必选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M5 |
档号 |
archival code |
必选 |
不可重复 |
复合型 |
字符型 |
M6 |
全宗号 |
fonds identifier |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M7 |
目录号 |
catalogue number |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M8 |
年度 |
year |
必选 |
不可重复 |
简单型 |
数值型 |
M9 |
保管期限 |
retention period |
必选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M10 |
机构或问题 |
organizational structure or function |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M11 |
类别号 |
category code |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M12 |
件号 |
archives item number |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
数值型 |
M13 |
内容描述 |
content description |
必选 |
不可重复 |
容器型 |
—— |
M14 |
题名 |
title |
必选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M15 |
主题词 |
descriptor |
可选 |
可重复 |
简单型 |
字符型 |
M16 |
分类号 |
class code |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M17 |
文件编号 |
document number |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M18 |
责任者 |
author |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M19 |
日期 |
date |
必选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M20 |
紧急程度 |
precedence |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M21 |
主送 |
principal receiver |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M22 |
抄送 |
other receivers |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M23 |
密级 |
security classification |
必选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M24 |
保密期限 |
secrecy period |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M25 |
形式特征 |
formal characteristics |
必选 |
不可重复 |
容器型 |
—— |
M26 |
文件组合类型 |
document aggregation type |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M27 |
件数 |
total number of items |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
数值型 |
M28 |
页数 |
total number of pages |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
数值型 |
M29 |
稿本 |
manuscript type |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M30 |
电子属性 |
electronic attributes |
条件选 |
不可重复 |
容器型 |
—— |
M31 |
文件格式 |
format information |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M32 |
文件名称 |
computer file name |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M33 |
文件大小 |
computer file size |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M34 |
文档创建程序 |
document creating application |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M35 |
信息系统描述 |
information system description |
可选 |
可重复 |
简单型 |
字符型 |
M36 |
数字化属性 |
digitization attributes |
条件选 |
不可重复 |
容器型 |
—— |
M37 |
数字化对象形态 |
physicalrecordcharacteristics |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M38 |
扫描分辨率 |
scanning resolution |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M39 |
扫描色彩模式 |
scanning color model |
条件选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M40 |
图像压缩方案 |
image compression scheme |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M41 |
存储位置 |
storage location |
必选 |
不可重复 |
容器型 |
—— |
M42 |
文件路径 |
current location |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M43 |
脱机载体编号 |
offline medium identifier |
必选 |
可重复 |
简单型 |
字符型 |
M44 |
脱机载体存址 |
offline medium storagelocation |
可选 |
可重复 |
简单型 |
字符型 |
M45 |
业务状态 |
business status |
必选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M46 |
业务行为 |
business activity |
必选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M47 |
行为时间 |
action time |
必选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M48 |
行为依据 |
action mandate |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
M49 |
行为描述 |
action description |
可选 |
不可重复 |
简单型 |
字符型 |
