元数据项 |
说明 |
备注 |
年度 |
文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013” |
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全宗名称、全宗号 |
全宗名称，系统默认“湖北医药学院”，无需填写 全宗号，系统默认为“1”，无需填写 |
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题名 |
又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称 |
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文件编号 |
文件的发文字号，例如 “湖医药发[2020]1号”。没有文号的，不用填写 |
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责任者 |
制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；如果是本部门发的，责任者填本部门全称，如：“组织部、党校” |
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保管期限 |
是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、30年、10年；本部门各类档案的保管期限具体可查看《湖北医药学院档案分类方案、归档范围和保管期限表》 |
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分类号 |
文件所属的分类编号，本部门各类档案的分类号具体可查看《湖北医药学院档案分类方案、归档范围和保管期限表》，点击系统界面上分类号后的复选框可按部门或单位进行选择 |
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件号 |
系统自动生成，4位补零，为档案的流水号，无需填写 |
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页数 |
每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。无论收文、发文，均包括附件、定稿等的总页数为页数 |
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日期 |
文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，8位数字组成，如 “19990909” |
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控制标识 |
由于标识本件材料是校内公开还是仅本部门查看（控制）还是对公众开放，通过下拉选择不同标识 |
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总页数 |
以案卷立卷方式进行组卷的文件材料中，该卷所有文件的页数求和 |
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总件数 |
以案卷立卷方式进行组卷的文件材料中，该卷卷内文件个数总计 |
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文件开始时间 |
该卷文件材料中，文件形成日期最早的日期为该卷的文件开始时间 |
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文件结束时间 |
该卷文件材料中，文件形成日期最晚的日期为该卷的文件结束时间 |
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摄影者 |
数码照片的拍摄者，一般为人名，如：潘峰 |
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摄影时间 |
数码照片的摄影时间，年、月、日8位数字组成，如：20210807 |
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文字说明 |
数码照片应综合运用时间、人物（含人物的单位、职务、姓名、方位）、事由、地点、背景等要素，概括揭示照片信息和其他需要说明的事项（如照片版权、来源等） |
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编辑者 |
在尊重客观事实基础上对录音、录像类电子档案进行剪辑、非线性编辑的责任人及其工作单位，只有在对录音、录像类电子档案进行了剪辑、非线性编辑情况下才填写，例如：“冯XX，十堰电视台” |
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时间长度 |
录像类电子档案持续时间的数量，以小时、分、秒为计量单位，例如：“01:13:07” |
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生成方式 |
录音、录像类电子档案比特流首次形成的方式，一般为原生，编辑，数字化。如果是原始设备拍摄未做编辑的，选择“原生”；如果是在尊重客观事实基础上经剪辑或非线性编辑形成的，选择“编辑”；如果是录音带、录像带转录形成的，选择“数字化” |
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