档案系统数据著录典型问题
1.综合档案
(1)责任者简写（例如：团中央、省厅、教发中心、姓名这样的）
责任者需要填写完整名称，比如：中国共产主义青年团中央委员会、湖北省教育厅、教师教学发展中心，责任者除非特殊情况，一般情况下为单位、公司或部门全称，不要填写人名。如果文件为合同、协议等，责任者需要填写甲乙双方，如：
。
(2)日期只填写了年，未填写月日
日期是8位数字（不能明确的月份以00代替，不能明确日以00代替，比如20220000或20220800）；同时，日期中不要录入中文的年、月、日以及“-”、“.”等符号。正确的格式为：YYYYMMDD，如“20220421”这样的。
（3）密级默认不添、标密文件不要录入到档案系统中。
（4）数据录入时不要加手动换行、条目数据“一事一条”。
（5）题名，录入的题名不能很好的体现内容，不利于后期查询利用。比如：题名录入：
，应录入具体内容比如“感谢信[关于XXXX的感谢信]”。类似“党政联席会议”，在录入题名时，需要将议题内容录入，如：
注意要使用[]对内容进行符号包括,而不是使用【】符号对内容进行包括包括。
（6）以下字段由系统自动产生无需填写：全宗名称、全宗号、归档日期、聚合层次、机构或问题、录入人、立档单位名称、文件组合类型、件号、案卷号。
（7）录入数据时，必须先确定“分类号”再确定“保管期限”。
（8）“控制标识”代表该档案是“校内开放”、“限制”还是“公开”，“校内开放”代表校内教职工均可查阅利用、“限制”代表仅档案录入部门及档案馆可查阅利用、“公开”代表全社会可查阅利用，部门档案工作负责人在档案移交流程审核时需要重点关注“控制标识”，以确保档案数据的安全性。
（9）“工作总结及计划”的录入，录入工作总结及计划时，需要写上部门全称及年度，比如：“XXXX部门XXXX年工作总结及XXXX年工作计划”。“工作总结及计划”纸质文件需要有部门落款及公章。
2.科技类档案
文件材料需要齐全（包括立项通知书、过程材料），文件材料录入先后顺序按照形成时间排序，卷内录入题名时加上项目名称。
3.实物档案
如果只有电子版没有实物就上传电子版，如果上传电子版要求图片清晰、完整、准确；有实物就只需要录入数据、无需上传电子版，如果实物不方便移交档案馆，建议上传扫描件，不建议上传拍照版本。
4.数码照片档案
文字说明一般描述时间、地点、重要人物。如果是毕业照合影，合影照片上本身没有人名+位置的需要按照位置、顺序填写人名；如果合影照片上本身有人名+位置信息，则文字说明与题名一致即可。对于毕业照，题名必须与照片上的内容一致，比如：
题名就录入“湖北医药学院药学院2017级药学2班毕业合影留念”
题名就录入“湖北医药学院药护学院第二临床学院2021届2016级临本3班、临本4班毕业照合影”。
数码照片如果是使用手机拍摄，不能出现手机水印，比如：
数码照片须使用原始图片或在尊重事实基础上经过专业编辑的图片（必须保留EXIF信息）。
5.录像电子档案
时间长度 格式为 HH:MM:SS（例如 00:05:37）
摄录时间 格式为8位数字（例如20211216）
摄录者 直接写人名
生成方式 如果是原视频（未经过剪辑、编辑的），选择“原生”；如果视频是经过剪辑或编辑的，则选择“编辑”，同时要录入“编辑者”、“编辑时间”。
