摘要：湖北医药学院档案馆以创建“湖北省示范数字档案馆”为目标，通过信息化、大数据等技术手段，推动传统档案资源数字化转型，实现档案资源的高效管理与便捷利用。项目以“三网四库五利用”为核心架构，构建了局域网、校园网和互联网三套网络系统，形成接收库、管理库、保存库和利用库四大数据库，提供多样化的档案服务方式。该项目的成功实施不仅提升了档案管理效率，还实现了校友“足不出户”查询档案的需求，为学校“数字校园”建设和档案事业发展提供了有力支撑。
湖北医药学院位于湖北省十堰市，是湖北省重点医药类本科院校，现有全日制在校生1.6万余人，学科涵盖医学、理学、管理学等领域。为落实《中华人民共和国档案法》和习近平总书记对档案工作的重要批示精神，学校将数字档案馆建设作为“十四五”智慧校园核心工程，以“存量数字化、增量电子化、服务网络化”为目标，投入200余万元专项资金，于2023年1月成功创建“湖北省示范数字档案馆”，实现档案资源“收、管、存、用”全流程数字化，服务全国校友“零跑腿”，为高校数字档案馆建设提供示范样板。我们的主要做法是：
一、主动融入，争取支持，“四个纳入”夯实数字档案馆建设根基
数字档案馆建设需多方协同、资源整合，湖北医药学院通过“四个纳入”破解高校档案资源分散、技术薄弱等难题：
（一）纳入党委行政重点工作
学校多次专题研究数字档案馆建设，将其纳入《“十四五”智慧校园规划》和年度党政工作要点，成立专项工作组，建立督办机制，确保责任到人。
（二）纳入学校信息化战略
与智慧校园建设同步规划、同步实施，共享学校数据中心资源，打通档案系统与OA办公、教务等业务系统接口，实现电子档案实时归档。
（三）纳入财政专项保障
学校将数字档案馆建设经费纳入学科建设预算，累计投入200余万元用于硬件采购、软件开发和馆藏档案数字化；年均安排20万元运维经费，保障系统持续升级。
（四）纳入档案事业改革方向
制定《档案事业“十四五”发展规划》，明确“三网四库五利用”建设框架，推动档案管理从“保管型”向“服务型”转型。
二、科学规划，分层推进，“三大体系”构建数字档案馆基础框架
（一）明确建设目标
以“高效服务师生校友、深度支撑学科建设”为导向，构建覆盖档案全生命周期的数字化管理平台，实现档案资源数字化率95%、查询响应时间≤3秒、服务满意度≥95%的硬指标。
（二）优化基础架构
搭建“三网四库五利用”技术框架（见下图）：
三网互联：通过独立光纤连接校园数据中心，实现局域网（档案核心业务）、校园网（部门归档）、互联网（校友服务）三网安全隔离与数据互通。
四库协同：档案数据接收库、管理库、保存库、利用库分级管理。
五维服务：到馆自助查询、校园网在线预约、官网开放目录检索、远程服务平台（校友学籍证明办理、毕业生档案去向查询）、校史馆数字展陈。
（三）严格实施路径
按《湖北省数字档案馆系统测评办法》倒排工期，分三阶段推进：
基础建设期（2021-2022）：完成硬件采购、网络改造、存量档案数字化。
系统集成期（2022）：开发数字档案馆管理系统，对接校园业务平台，上线远程服务平台。
优化验收期（2023）：通过省级测评，获评“湖北省示范数字档案馆”。
三、聚焦功能，攻坚突破，“五个突出”完善数字档案馆核心能力
（一）突出硬件升级，筑牢数字底座
建成高标准数字档案馆机房，配备服务器、存储阵列、备份设备，存储容量达200TB。
部署温湿度监控、气体消防、门禁安防系统，保障实体与数字档案双安全。
（二）突出资源建设，激活数据价值
高清扫描馆藏档案120万幅，文书、声像档案数字化率分别达98%、100%，实现存量数字化。
推行电子文件“单套制”归档，年接收电子档案近1万件，实现OA办公、教学、科研、声像档案在线移交，实现增量电子化。
建立“疫情防控”“学科建设”“教学改革”等专题数据库21个，支撑学校重点工作。
（三）突出服务创新，赋能师生校友
通过远程服务平台，支持校友远程查档，通过“校友在线申请——档案馆即时响应——同步办理查档——快递上门取件”等流程，形成“零跑腿、线上办、快递送”的学籍档案利用新模式，年均办理业务3000余件，实现了“足不出户，高效便捷”查询档案的需求。
通过档案去向查询平台为毕业生校友查询档案去向，获知个人档案去向相关信息，为准确提取档案提供线索。
通过校史馆智慧展陈，运用VR、互动屏技术展示校史档案，年接待线上线下参观者1万余人次。
（四）突出标准引领，健全制度规范
先后制定《电子档案管理办法》《数字档案馆安全应急预案》等14项制度，规范数据采集、移交、存储流程，全方位、全过程保障了数字档案馆规范建设与运行。
（五）突出安全保障，构建防护体系
定期开展档案法制宣传和安全教育，提高全员安全意识；以物防和技防为辅助，配备安防设施设备；每年举办网络安全应急演练、消防应急演练，确保零安全事故；实施数字档案馆系统管理员、安全管理员、安全审计员“三员”权限分离管理，职责明确；实行本地磁盘阵列、校园数据中心、异地云存储三重备份，堵塞安全漏洞，防范和杜绝各种安全风险。
四、经验启示：咬定目标久久为功
湖北医药学院数字档案馆建设实践表明，高校档案数字化转型需把握三大关键：一是坚持需求导向。紧扣师生校友“查档难、用档慢”痛点，以远程服务、智能检索提升获得感。二是强化顶层设计。将档案工作纳入学校治理体系，以“一把手工程”破解资源壁垒。三是注重持续迭代。从“数字归档”向“知识服务”升级，探索AI档案编研、区块链存证等新场景。
“十五五”期间，学校将以“智慧档案馆”为目标，建设医学档案大数据中心，打造健康中国战略的档案支撑平台，为学校的高质量发展贡献档案力量。
