校属各单位：
根据市档案局档案工作检查的要求，结合学校实际情况，为确保2019年度各部门档案材料能及时归档，方便校内外师生查询利用档案，请各单位务必在寒假后开学的第三至第四周（2019年3月14日前）将2019年本部门产生的或上级发文应归档的文件材料（原件）整理好移交档案馆，具体时间见后。现将移交过程中的注意事项通知如下：
一、归档范围
（一）综合档案归档内容详见附件一《湖北医药学院归档范围及保管期限表》
注：1、各部门对照归档范围若有不相符之处，望及时反馈档案馆，以便修订。2、新成立单位归档范围尚末列入附件（一）中，相关部门可根据本部门实际情况，将档案材料进行移交。
（二）干部人事档案的归档要求请详见附件四《2019年度干部人事档案材料归档要求》
二、各类别档案的归档要求
详见附件二《各类别档案归档内容及具体要求》
注：1、学校举办的各类重大活动档案材料由主办部门负责收集整理，整套移交。2、2019年各部门工作总结和计划由本部门加盖公章进行移交。
三、其它注意事项
1、各部门兼职档案员负责本部门档案材料的收集、整理，确保档案材料收集齐全、完整，并按时移交档案馆。
2、归档材料必须完整，档案整理过程中需逐（件）检查，做到不缺项、不漏项，不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，特别是附件不能遗漏。
3、移交材料（特别是上级批文、来文）若有电子扫描件请将电子版一并移交档案馆，并在移交清单中注明。
4、对于保密性较强的档案材料，在移交时应加以说明。
四、档案移交流程与时间
（一）填写移交清单（见附件三）
1、档案材料移交前，移交方需将电子目录传给档案馆相应的接收人审阅，审核通过后方可将纸质材料移交档案馆。档案材料移交时，必须是兼职档案员本人。
2、移交档案材料时，移交方与接收方须填写档案移交清单，一式二份，内容较多的需加编页号，经交接双方签字后各留一份备查。（注：年终档案评分以移交清单为准）
（二）档案材料移交时间
1、综合档案
2020年3月2日--3月6日：教学科研辅助单位、教学实验中心
2020年3月2日--3月6日：二级学院、独立学院 、附属医院
2020年3月9日--3月13日：党政机关
2、干部人事档案
2020年3月2日----3月13日
五、各类档案材料移交联系人
序号 |
档案类别 |
联系人 |
电话 |
QQ |
1 |
党群、行政、教学（含电子版）档案材料 |
熊珊珊 |
13593743875（67813） |
32577604 |
2 |
科研、基建（含房、地产证书）、设备及招投标档案材材料 |
肖永菊 |
13872761986（611986） |
429893827 |
3 |
财会、出版、外事 、照片档案材料（含毕业生合影照）、实物档案（获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗）及电子版档案材料 |
胡爱兰 |
13593738556（62037） |
714501541 |
4 |
干部人事档案 |
赵金卓 |
13733596065（69706） |
550706205 |
各单位在档案整理中遇到问题，或有不清楚的地方，请与相关人员联系，通过电话或QQ在线联系。
档案馆电话：8891190
附件一：《湖北医药学院档案归档范围和保管期限表》
附件二：《各类别档案归档内容及具体要求》
附件三：《2019年度档案材料移交清单》
附件四：《2019年度干部人事档案材料归档要求》
附件五：《干部人事档案材料移交登记表》
附件六：《湖北医药学院设备档案移交相关要求》
湖北医药学院档案馆
2020年1月
