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关于做好2017年档案材料移交工作的通知
2018-01-19 10:46  

校属各单位:

为确保我校2018年创建档案工作“省特级”目标的顺利进行,2017年档案材料移交工作必须在2018年3月15日前完成。请各单位在寒假后上班第一周将2017年本部门产生的或上级发文应归档的文件材料(原件)整理好移交档案馆,具体时间见后。现将移交过程中的注意事项通知如下:

一、归档范围:

1、2017年1月1日至12月31日期间,学校党政办下发的行发、院发等文件;教务处、学工、团委、药护学院下发的教字、学字、青字、药字等红头文件,纸质文件材料一式三份(含领导签批单)及电子档案一并移交;上级发文只移交纸质档案材料(含领导签批单);其它部门重要(含网上下载)文件材料,需加盖本部门印章 。

2、基建档案材料(含招投标材料)、设备档案(含招投标材料)科研档案材料应确保档案材料的完整性。

3、2016年以前的会计档案材料。

4、实物档案材料(包含奖牌、证书、奖杯、锦旗):2017年及以前,各学院、各部门获得市级以上的各类证书(含集体、个人)、奖牌、奖杯、锦旗、荣誉证书等。

5、2017年形成的具有保存价值的声像档案(含录像、光盘、U盘、移动盘);

6、照片档案材料:2017年全校各类活动经筛选后具有保存价值的照片档案材料(包含:事由、时间、地点、人物、背景、摄影人等六要素说明)及电子档案材料;

7、2017年各专业毕业生(年级或班级)毕业合影照纸质一份、电子档案材料一份,二者缺一不可;

8、学校举办的各类重大活动档案材料由主办部门负责收集整理,整套移交。

9、2017年各部门工作总结和计划由本部门加盖公章进行移交。

二、归档要求:

1、各部门兼职档案员负责本部门档案材料的收集、整理。确保档案材料收集齐全、完整,并按时移交档案馆(要求移交的材料必须是原件,网上下载的重要内容的复印件需加盖本部门公章,并在移交清单中注明)。

2、归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中需逐(件)检查,做到不缺项、不漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏,特别是附件不能遗漏。

3、2017年度反映学校各类活动的照片由宣传部统一进行移交,应说明光盘张数、每张光盘所包含内容、照片内容及总数量。

4、各专业毕业生合影照片由各学院收集移交(含电子版),洗印一张,注明班、届 、时间、地点、人物名单(对号入座);毕业生合影照片要求移交最大尺寸不超过:长28CM、宽17CM。

5、2017年及以前的集体奖牌须交原件、荣誉证书(含个人)可交复印件一份及相应的电子版。

6、对于保密性较强档案材料,在移交时应加以说明。

三、档案的移交:

1、移交验收:档案材料移交前,移交方需将电子目录传给档案馆相应的接收人审阅,审核通过后方可将纸质材料移交档案馆。档案材料移交时,必须是兼职档案员本人。

2、移交手续: 移交档案材料时,移交方与接收方须填写档案移交清单,一式二份,内容较多的需加编页号,经交接双方签字后各留一份备查。(注:年终档案评分以移交清单为准)

3、 档案材料移交时间:2018年3月5日-13日将材料移交到档案馆,具体移交时间如下:

2018年3月5日----6日:教学科研辅助单位、教学实验中心

2018年3月7日----8日:二级学院、独立学院 、附属医院

2018年3月9日----13日:党政机关

四、各类档案材料移交联系人:

1、党群、行政、教学(含电子版)档案材料。联系人:熊珊珊。

2、科研、基建(含房、地产证书)、设备及招投标档案材材料。

联系人:肖永菊。

3、财会、出版、外事 、照片档案材料(含毕业生合影照)、实物档案(获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗)及电子版档案材料

联系人:熊秀敏、周莉。

4、各部门归档范围 、移交清单见附件(各部门对照归档范围若有不相符之处,望及时反馈档案馆,以便修订)。

5、新成立单位归档范围尚末列入附件1中,相关部门可根据本部门实际情况,将档案材料进行移交。

6、各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题,或有不清楚的地方,请与相关负责人联系,通过电话或QQ在线联系。

档案馆电话:8891190

附件1:XXX部门档案材料移交清单

附件2:湖北医药学院档案归档范围和保管期限表

湖北医药学院档案馆

2018年1月17日

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