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高校档案信息数字化建设的思考
2015-12-11 09:38 卢术强 

[摘 要]本文从高校档案信息数字化的建设的现状及发展趋势出发,对高校档案信息数字化建设的意义、模式、目标进行粗浅研究和探讨。

[关键词]高校档案信息数字化 信息平台建设 资源共享

一、高校档案数字化的意义

所谓的档案信息数字化建设是一个高度整合的概念,应该包括档案以及其他各类信息的采集输入、加工处理、存储保管和利用输出四个方面。高校档案的数字化建设,就是利用计算机技术和专业的档案管理信息管理软件,把传统的档案数字化处理并收集现有的数字形态的电子档案,最终形成综合性的档案信息资源体系。

档案作为信息资源可以为学校的文化建设、内部管理服务、对外宣传报道等提供信息保障。档案部门只有努力提高自身的数字化水平,为数字化信息的接收、保管、提供利用等一系列环节做好准备,才能使档案工作适应形势、顺利发展。同时,数字化工作还有助于提高档案工作者的社会地位和作用。

随着社会信息化程度的深人,高校档案信息资源备受人们关注,受档案实体的限制,传统形式下的档案信息资源不便于传播与被利用。计算机网络的形成和发展,使人们有条件通过网络来获取信息。档案利用者希望能够到档案馆查询的同时,更希望能在自己家中和办公室里随时查询所需档案信息。为跟上时代发展的需要,档案工作者必须打破常规,运用现代化的管理手段,借助教育信息化这个机遇,利用校园网自动平台推动档案信息网络化建设,从而提高工作效率和服务质量。同时,利用计算机和档案管理软件对文件进行收发、归档、鉴定、销毁、利用,使整个过程快捷、准确,节省了大量的人力物力,大大提高工作效率,提高档案工作的现代化程度,从而推动档案事业的进一步发展。

二、档案信息数字化建设的模式和目标

建立数字化档案是加快档案信息的需求,改变“重藏轻用”的传统观念,突出档案服务的特色,更好地实现档案的再生价值。数字化档案信息建设的主要目标是实现数字化档案信息接受和采集,网络查询和安全存储,信息处理和信息发布等功能。

信息化为档案工作赋予了新的内容,提出了新的要求。首先,在档案材料的形式上,数字化的教材、教学资源、科研材料、管理文件等在全部档案材料中占有比重逐渐增大,为档案管理增加的内容,除了传统的纸质档案之外,还要对各种多媒体文件、文本文件、网页文档、数据库文件以及各种软件系统进行科学管理。在归档范围上,随着教育信息化的深人,伴随新的教学方式、方法而产生的各种新型的教学材料、科研材料、管理材料也被纳人到归档范围,即档案工作的管理对象从形式到内容都有了极大扩充。在管理方式上,校园网成了信息化环境下教学科研管理活动的重要支撑,网络化的深人同时也要求高校档案工作与之相适应,这意味着高校迫切需要推动档案信息化建设。档案部门要重视基础性资源建设。加快档案信息的数字化,能够提高档案管理工作效率,缓解库房紧张的状况。比如,有的高校将过去那些利用价值高的档案材料进行全文扫描,并利用相应的档案管理软件进行管理,从而方便了利用档案信息,也为珍贵的档案材料的保护起到了很好的作用。

要建立统一的数据库。计算机档案管理应用,是从自建自用内部机读数据库起步的。现阶段要统一标准和数据准备的过程,要建立统一的数据库,选定可靠而实用的技术平台,来开发档案数据库的建设。避免数据库存系统还未投入使用就要我进行数据更新。所以在建立数据库存基础之上的应用系统应选用能读标准数据库,且多媒体功能较强语言平台进行开发,将数据库系统建设工作与常规的档案处理工作有机地结合,要在数据处理程序开发及数据处理组织等方面做好处理完整数据入库工作,要将数据库标引选择与数据处理标引紧密联系起来,要将数据库系统建设工作于档案日常业务工作结合起来,从而确保数据库建设的实用性与延续性。

注重档案队伍的自身建设。档案信息数字化建设需要各式各样的人才。长期以来,高校档案馆由于资源有限,管理层重视不够等因素,档案人员的配备缺乏长远规划。要培养一支适应网络时代档案工作的高素质专业人才队伍。过去,档案人员兢兢业业的工作态度,只注重对档案的处理能力和保密工作,忽略了计算机应用能力和网络能力,同时也担心过多地使用计算机和网络连接不利于档案的保密。档案工作人员要尽快地转变这种传统观念,不断加强档案人员计算机能力的培训,整合档案专业知识与计算机知识,提高综合素质和现代化办公的能力。另外,需要建设一个智能化档案公共服务平台,让更多的有价值的档案信息源源不断地通过网络快捷、方便的展示给社会服务于社会。

利用校园网自动平台推动。随着社会信息化程度的深人,档案信息资源备受人们关注,社会对档案信息的依赖程度越来越高,需求日益增长。计算机网络的形成和发展,使人们有条件通过网络来获取信息。档案利用者希望能够到档案馆查询的同时,更希望能在自己家中和办公室里随时查询所需档案信息。为跟上时代发展的需要,档案工作者必须打破常规,运用现代化的管理手段,借助教育信息化这个机遇,利用校园网自动平台推动档案信息网络化建设,从而提高工作效率和服务质量。

三、加强档案数字化建设的措施

高校档案信息化建设是提高服务水平的基础工作。档案管理部门必须改变传统的管理模式,充分借助高校发达的校园网,用新的视角、新的模式、新的途径和新的手段来解决目前相对落后的管理状态,从而提升档案管理水平。在当前和今后应采取以下的措施:

实现档案馆业务流程处理的自动化。对档案信息数字化建设的好处在于加快了档案信息的传递和方便利用上。高校目前计算机技术的广泛应用,校园网的四通八达,无纸化办公、电子邮件传输的日益广泛,电子文件的大量涌现,各类应用系统在各部门的运用,都使学生,教师可方便快捷的上网学习、办公、查询。通过建立文档一体化、用数字化的手段对档案业务各流程进行管理,可对各单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档。

加快档案馆的现代化建设步伐,优化馆藏。目前阶段,我国高校档案管理信息化就表现出不平衡发展的特点:首先,表现为地区和院校间的不平衡性,大城市的高校发张较快而小城市发展较慢,重点院校发展较快而非重点院校发展较慢。其次,就某一高校大难建设情况来看,有的档案如新形成的档案基本上采用了信息化技术来管理,而有些档案茹一些历史老档案则还没有完成数字化。由于普遍采用业务试点的见识策略,导致大部分院校的档案信息系统与其他校务处理系统相互独立,从而造成档案信息的阻塞。各高校档案管理信息系统功能重管理,轻编研,使得档案利用效率并没有得到实质的提高,反而由于不得不同时兼顾传统的纸质文件归档和数字化文件归档而降低了管理效率。实现馆藏档案内容的优化成为高校数字化档案馆建设不可忽视的任务。在做好传统档案业务工作的同时,根据馆藏的实际情况,对馆藏的实际情况,对馆藏档案有所选择,选择那些有较高保存价值、使用价值、及使用频率较高的档案、资料进行数字化,或者针对馆藏特色来制定数字化的选择标准,比如说:珍贵档案;具有长远使用价值的档案;具有地方特色的档案;利用率高、需求量大的档案;对外开放的档案。

建立档案信息数字化和资源化。档案信息化是个庞大的系统工程,它不只是增加一些数字化设备,开发一些应用软件,要在管理理念和系统设计上创新。采用先进的数字化存储技术,将各个时期,各个门类的档案信息数字化。建立各类数字信息资源库,其内容多媒体化,可以是文件、资料、语音、视频、图形图像等多种形式。学校各类资源的数字化,给传统的各门类档案实体提供了视野更为广阔,深入的信息源,通过对数据进行有效的组织和挖掘,为高校的管理、决策提供高质量的服务。档案数字化建设的重点放在开发档案信息资源上,要事开发档案资源的措施适应数字网络环境,建设档案信息资源库,除了可以提供基于网络的易用、方便的档案利用手段,还能够提供馆际间信息联网,实现更多范围信息资源的共享。另外,还要做好电子文档的收集归档工作。现在,各机关单位已经产生了大量的电子文件,这是一个不容忽视的问题。电子文集的收集归档是今后档案信息数字化建设的一项重要工作,是成为数字档案馆的重要前提和步骤。因此,采取相应的管理手段和措施以保证归档文件的真实、完整和有效。

总之,档案作为信息资源可以为学校教学、科研与各项管理提供重要的信息,为学校的文化建设、加强内部管理服务、对外宣传报道等提供信息保障。如果档案在学校定位为信息资源中心,能为学校可持续发展创造条件,客观上就能提高领导的档案意识,使领导意识到档案的重要性,从而加大资金投人,为推动档案信息化建设创造良好的环境条件。

注:

[1]王向明.论档案馆的功能[J].档案学通讯,2003(6).

[2]黄立红.档案数字化建设的实践和设想[J].赣南医学院学报,2004(12).

[3]张晓霞.数字档案馆——21世纪档案馆的新发展[J].兰台世界,2000(1)

[4]冯惠玲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2001.

[5]谢凌奕.数字档案馆模式构建分析[J].北京档案,2002(3).

来源:《教育研究与实验》2012年第6期

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