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湖北医药学院档案管理制度
2018-11-20 09:41  

一、湖北医药学院档案馆职责范围

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》以及党和国家关于档案工作的方针、政策,努力完成上级领导机关下达的各项档案工作任务。

二、采取多种形式,经常地广泛地开展档案工作宣传教育活动,不断增强师生员工的档案意识。

三、遵照上级有关要求,结合本院具体情况,制定学院档案事业发展规划。

四、制定全院各类档案管理的规章制度和办法,并负责监督、指导和检查执行情况。

五、做好全院各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作;负责收集、保管与档案有关的各类文件资料,以便配合档案提供利用。

六、对全院各单位的档案工作实行统一管理、总结交流档案工作经验、积极开展档案工作的检查和评比活动。

七、编制各类档案检索工具,汇编各类档案资料,建立全院档案信息网络,开展档案信息咨询活动,主动为利用者提供史料素材,为领导决策提供依据。

八、定期组织全院专、兼职档案人员的业务学习,参加院内外档案学术交流,积极开展档案理论和实践的研究,不断提高工作人员的业务素质和管理水平。

九、协助有关部门做好全院专、兼职档案人员的考核、奖惩等工作。

十、积极做好校史的编研工作,为学院精神文明建设和对外交流服务。

二、湖北医药学院查阅审批制度

为了贯彻执行《档案法》和《保密法》,确保档案利用工作有序开展,使档案利用满足利用者工作需要,特制定本制度。

一、查阅档案实行分级审批制度。

二、查阅档案一般在档案馆进行。特殊情况经批准可借出使用,限期归还。

三、未经批准,利用者不得对档案内容进行摘录、复制。

四、院领导批准查阅的档案范围

1、珍贵档案

2、党委会、党委扩大会、党委成员民主生活会记录

3、院长办公会记录

4、学校重要证件原件(机构代码、法人证书、房产、土地证等)

5、审计、纪检、监察调查材料

6、干部、职工受处分的原始材料

7、刑事、治安案件调查材料

8、本人人事档案

9、重要的群众来信、来访材料

10、外单位利用我院的重要档案

五、限定查阅的档案范围

1、人事档案:组织部、人事处

2、干部考核原始材料:组织部

3、科技档案:科技处、科研课题主持单位或课题组负责人

4、财会档案:计财处、纪委、审计处

5、学生档案:学工处、研究生处、保卫处、教务处、各学院

6、基建档案:后勤处、资产管理处、审计处

7、固定资产档案:计财处、资产管理处

六、院内开放的档案范围

1、不属四、五项限定的档案。

2、院内已对外公布的各类档案。

七、院内各部门均可利用院内开放类档案;外单位和个人利用院内开放档案,须经档案馆批准。

八、查阅档案,应在档案馆办理查阅登记。

九、本制度由档案馆负责解释。

三、档案馆计算机设备与网络安全管理制度

为进一步加强档案馆计算机设备及网络安全管理,确保日常工作有序高效运行,特制订本制度。

一、馆内计算机及有关设备使用,由馆领导统一安排和调配,充分发挥计算机及网络在档案管理中的重要作用。

二、利用计算机及网络技术做好电子档案管理工作。对删除、修改、发布电子档案信息,必须按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《湖北医药学院电子档案管理暂行办法》有关规定执行。

三、档案馆网站由专人负责管理和维护。网站管理人员应定期或不定期做好网页数据更新工作,保证网站信息的时效性、可利用性和安全运行。

四、工作人员要严格按照计算机使用程序进行操作,定期对计算机病毒进行检测和清除。一般不允许使用外来磁盘,确因工作需要,须经专门人员做好病毒检测后方可使用。

五、计算机及网络设备为学院公共资产,必须爱护使用和定期保养,当发现问题和故障时,应及时报告,以便问题和故障得到及时解决、排除,保证计算机及有关设备使用安全。上班时不得用计算机做与工作无关的事务。

六、加强计算机及有关设备安全管理,切实做到每天下班前切断计算机及有关设备电源,关锁好门窗,做好防火防盗工作,确保设备运行安全。

四、湖北医药学院档案安全保密制度

第一条根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国消防法》、《普通高等学校档案管理办法》和《湖北医药学院档案管理办法》等规定,制定本制度。

第二条成立学校档案安全保密工作领导小组。安全保密工作领导小组负责本室安全保密工作的宣传、教育、布置、检查等事宜。

第三条认真贯彻执行上级部门关于安全保密工作的法规及学校的有关规定,经常开展档案安全保密工作的宣传、教育和检查。

第四条档案入库时,由库房责任人认真清点案卷数量,做好登记工作。对于涉密档案,必须依照《保密法》及其实施办法的有关规定确定密级。

第五条库房内涉密档案,实行单独存放,专人管理。借阅涉密档案,必须按照《湖北医药学院档案馆档案借阅利用制度》的有关规定办理。

第六条本馆档案属下列情况之一的,不对外开放:

(一)涉及党和国家及学校秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第七条未经批准,任何人不得私自将档案带出档案馆,不得随意阅览、复制和摘录档案内容。

第八条库房内严禁吸烟,严禁使用明火,严禁存放易燃易爆危险物品。

第九条非档案馆工作人员未经许可,不得进入库房。

第十条本制度自公布之日起实施。

五、湖北医药学院档案接收制度

一、档案接收人对档案的接收、整理、移交全过程负责。

二、接收零散档案材料进档案馆,要认真审查、清点,做好登记,分类妥善保管,防止生虫、霉变或遗失。

三、按照档案进馆范围,及时督促档案形成单位对已进档案馆的档案材料进行补充完善,同时做好记录,一旦收集齐全,及时送交整理室进行整理。

四、档案整理结束,应由档案审查人对案卷逐一审查并签字,以示整理合格。

五、档案接收人要对案卷进行核查,与移交书、移交目录核实无误后在移交书上签字,并办理移交手续。

六、档案移交前,要填写移交书、移交目录一式二份,交接双方签字盖章后生效。

七、移交入库的档案必须使用统一制作的卷盒、卷皮、卷内目录、备考表等。

六、湖北医药学院档案借阅利用制度

第一条根据《中华人民共和国档案法实施办法》和《湖北医药学院档案管理办法》等规定,制定本制度。

第二条本馆保存的档案,主要是为学校教学、科研和管理等各项工作提供服务。

第三条校内外单位和个人,持有介绍信、工作证、身份证等合法证明,可以利用本馆已开放的档案。

第四条港澳台同胞、海外华侨、外国人或者外国组织利用本馆已开放的档案,须经学校外事部门介绍以及主管校领导同意。

第五条利用未开放的档案,须经档案形成部门及档案馆负责人同意,必要时还须报主管校领导审查同意。

第六条档案利用者须履行登记手续,填写利用者的姓名、单位、利用档案的目的和内容等。

第七条利用档案一律在查阅室进行。档案利用者应自觉遵守保密制度,不得翻阅其它与所查内容无关的档案,严禁涂改、污损、抽拆和增删档案内容。

第八条本馆档案一般不外借。校内有关部门确因工作需要外借时,须持有本部门负责人签字的借条,并经档案馆负责人同意。档案借出时间一般不得超过两周,借出档案者必须对档案的安全、完整和保密负责。

第九条校外单位、个人和本校非职务工作需要利用档案时,本室将按有关规定收取一定费用。

第十条本制度自公布之日起实施。

、湖北医药学院档案库房管理制度

一、根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《湖北医药学院档案管理办法》等规定,为切实加强档案库房管理,特制定本制度:

二、档案库房实行专人负责,非档案工作人员未经允许不得入内。

三、库房内密集架统一编号、排列有序,便于档案的上架、入柜和利用。

四、库房责任人要定期投放杀虫防霉药物,或通过有关设备对库房进行杀菌、消毒,做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等工作。

五、库房责任人要根据气候和温湿度的变化,及时开、关空调和除湿机,使库房的温湿度控制在标准的范围之内,并做好库房温、湿度记录工作。

六、库房内应注意拉好窗帘,防止强光进入。

七、库房内要定期打扫,保持库房清洁无尘,整齐有序。

八、库房责任人要每日进行库房设备运行情况巡查,发现问题,及时处理。要经常对去湿机、换气扇、灭火器、照明设备设施等进行保养,使各种设备始终处于良好状态。

九、库房不得存放同档案及其保护设备无关的物品。严禁存放易燃、易爆、易霉变的物品。

十、库房实行门禁和钥匙双重管理,进入库房须凭门禁卡和钥匙同时认证。

十一、库房门禁系统仅综合档案和人事档案管理人员持有门禁卡,库房钥匙由值班人员负责保管。出入库房要随手关门,随时上锁。

十二、下班前要关好门窗,切断电源。放假前,要对库房进行安全检查,做好防范工作。

八、湖北医药学院档案统计制度

一、认真贯彻执行《中华人民共和国统计法》和上级有关统计工作法律法规。

二、确定专人负责档案统计工作,做好每年归档案卷、归档材料、照片及实物的数据统计工作,建立接收移交目录。

三、建立各类档案统计台账,每年对档案的收集、整理、利用、销毁情况进行登记,做到帐物相符,准确无误。

四、及时了解档案资料的利用情况和利用效果,做好日常档案利用实例查、借阅情况统计。

五、对档案库房装具、设备要定期进行检查统计;档案进行鉴定和销毁时要及时做好登记统计工作。

六、按照上级档案部门要求,及时、准确填报各种报表,并存档备查。

七、加强档案整理、利用统计资料的分析研究和总结工作,提高管理水平。

九、湖北医药学院档案鉴定销毁制度

第一条 档案鉴定应以国家有关规定和学校《档案保管期限表》等为依据,全面分析档案的现实作用和历史作用,准确划定档案的销毁范围。

第二条 档案的鉴定一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法。

第三条 档案鉴定工作一般每5-10年进行一次。

第四条 档案鉴定工作按以下程序进行:

1、档案管理部门拟写档案鉴定工作申请,报分管领导审核,主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。

2、成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责,档案部门和有关部门人员参加。

3、学习国家有关规定,统一档案鉴定标准。

4、鉴定小组成员对档案进行鉴定,提出鉴定意见。对失去保存价值,需销毁的档案进行登记造册,并提交档案鉴定报告。

5、领导审查、批准档案鉴定报告,在档案销毁清册上签署意见。

第五条 销毁档案须有两名监销人,监销人在销毁档案前,应对待销毁档案认真清点复核,档案销毁后,分别在销毁清册上签字。

第六条 任何部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当废纸出售。

第七条 档案鉴定工作结束后,档案部门应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。

第八条 档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、妥善保存。

十、湖北医药学院档案预立卷制度

一、各部门兼职档案员在每年开始,将当年约定能形成的文件及各种材料先拟好题目标签,贴到文件夹背上,排放在柜子内。

二、把办完每件事情的材料对号入座(存放在已拟好题目的文件夹内)。

三、部门兼职档案员负责催收本部门已形成的文件和材料,保证立卷归档材料的齐全完整。

四、按每年立卷归档时间要求,及时将本部门应立卷归档的材料立卷,并移交档案馆。

十一、湖北医药学院档案整理、修改、补充制度

一、坚持文件材料形成部门预立卷制度。各部门兼职档案员按各类档案的归档要求,负责将累积的文件材料整理组卷后移交档案馆。

二、各类档案整理组卷要遵循文件材料的形成规律,保持文件材料彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管。

三、根据国家教育部《高等学校档案管理办法》与《高等学校档案工作规范》,对接受入库的各类档案进行分类、编目、排架。

四、排架按自然年度,前后保持一致。

五、编制三种以上检索工具(案卷目录、卷内目录、专题目录等)

六、在组卷过程中对装订线以外有字迹的文件材料、与本卷文件材料密不可分的小字条、照片等,要加边、拖裱,然后装订。

七、对破损的文件材料、图纸,要进行修补、裱糊,进行修补、裱糊所用的材料,要与本文件、图纸相同。

八、卷内文件字迹模糊不清或书写材料不符合归档要求的,要重新抄写,并将抄件附在原文的后面。

九、已归档的各类档案,需要更改的,必须填写更改通知单,经本部门负责人或主管领导同意,方可更改。否则,任何人不得随意更改已归档的文件材料。

十、对随时收集来的文件材料及时整理后向档案馆移交,及时插入卷内相应的位置,并作好记录。

十二、湖北医药学院电子档案管理暂行办法

随着计算机网络技术的不断应用和办公自动化的逐步实施,电子档案管理工作势在必行。根据国家档案局关于《全国档案信息化建设实施纲要》和《全国档案工作“十五”发展规划》的要求,为了加强我校电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为学校建设与发展服务,现结合学校实际情况,特制定本办法。

一、电子档案的管理原则

1、学校电子档案实行集中统一管理。

2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。

3、各部门(单位)兼职档案员负责本部门(单位)形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。

4、档案馆负责对各部门(单位)电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。

二、电子档案归档范围

1、各部门(单位)办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份。

2、在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件。

3、各部门(单位)正在运行的数据库及其数据库管理系统的复制件。

4、教师在教学科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件的复制件。

5、各部门(单位)购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。

6、各部门(单位)接收外单位赠送的各类业务、管理软件的复制件等。

三、电子档案归档要求

1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案馆会同归档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。如电子文件进行了技术加密,应将技术加密方法和相关软件一并归档。

2、电子档案在收集归档时,应附带说明文件(readme.txt),对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。

3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。

4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留1年时间。

四、电子档案管理要求

1、电子档案严格按照电子档案技术规范加强管理。

2、档案室应配备专用设备,并确定专人负责电子档案管理工作。

3、归档的电子档案载体应直立存放,做到防尘、防光,远离强磁场,隔离有害气体。环境温度选定范围:14℃一24℃;相对湿度选定范围:45%—60%。

4、定期做好电子档案转录和杀毒工作。

5、加强电子档案安全与保密管理。

6、储存电子档案的载体表面及包装盒应标明编号、名称、内容、密级和保管期限。

五、电子档案的利用

1、电子档案的利用范围与行政类档案的利用范围相同。

2、电子档案查阅和借用,按照《湖北医药学院查阅审批制度》的有关规定执行。

3、开放性的电子档案,经归档部门(单位)或档案馆批准后,可向利用者提供电子档案复制件。

4、电子档案的封存载体不得外借。

六、电子档案归档时间

电子档案归档时间,按照每年档案移交通知中有关归档时间要求执行。

七、专(兼)职档案员职责

1、加强电子档案业务知识学习,努力提高电子档案管理技能。

2、专职档案员认真做好电子档案收集、整理的业务指导和维护、开发及利用等工作。

3、兼职档案员认真做好电子档案的收集、积累与整理等工作,并定期做好本部门(单位)电子档案归档前病毒检查和清除工作,确保电子档案安全无毒。

4、兼职档案员应加强与档案馆的业务沟通,按要求完成电子档案的移交归档工作。

八、电子档案保管期限

电子档案保管期限,按照《湖北医药学院文件材料归档范围和保管期限表》中的有关规定执行。

九、电子档案的销毁

1、电子档案销毁,按照《湖北医药学院档案管理办法》中的有关条款执行。

2、电子档案销毁时,非保密范围的,可直接从存储载体中删除,属于保密范围的,必须与存储载体一同销毁。

十、电子档案的统计工作

1、按年度做好统计、总结分析和管理工作,以促进电子档案建设与发展。

2、按要求按时完成电子档案的各类报表填报工作。

十一、本办法从发文之日起实施,由档案馆负责解释。

十三、湖北医药学院基建档案管理规定

一、总 则

第一条 为了做好基本建设项目档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、工程维护和改(扩)建中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》,结合我校基建工作的具体情况,特制定本规定。

第二条 基建档案是指基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体材料等。

第三条 基建档案实行统一管理,达到完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、领导体制、岗位职责

第四条 基建档案工作在主管校长领导下,接受档案室的业务指导。后勤管理处负责本处的基建档案工作的领导、检查,并配备一名专(兼)职档案员。

第五条 校档案馆负责对全校基建档案业务工作的指导、监督和检查。

第六条 基建科要做好基建档案工作,切实把它纳入基建管理工作之中,列入各项目负责人的岗位职责,完成基建文件材料收集和系统整理的任务。

第七条 专(兼)职档案员负责督促检查基建文件材料的收集、整理、立卷归档工作,保证材料的完整、准确、系统。

第八条 专(兼)职档案员接受档案馆的业务指导和督促检查,在基建项目竣工进行审计后,应向档案室移交。

三、基建档案归档范围、内容、要求

第九条 基建档案归档范围详见《湖北医药学院文件材料归档范围》

第十条 基建档案归档的主要内容为八个方面,即:综合管理、招标投标材料、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件及生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理。

第十一条 基建档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

第十二条 基建科应把记述和反映业务实践活动中形成的技术材料,按科技档案归档;形成的文件材料按文书档案归档。

第十三条 基建过程中使用的基建文件材料不允许随便更改,如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。

第十四条 归档的基建文件材料要格式统一、字迹工整、图象清晰。

第十五条 归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成。

第十六条 归档的蓝图、规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

第十七条 工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,作好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。

第十八条 凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其他文件材料一般归档一份。

四、基建档案的收集、整理

第十九条 基建科在接到基建项目后,处领导在布置工作的同时就应布置基建文件材料收集、整理的任务。

第二十条 基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向后勤处基建科提交完整、准确、系统的基建档案材料。

第二十一条 基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交基建科汇总、整理。

第二十二条 基建项目开工时,基建科负责通知档案馆,以确保档案馆随时了解项目的工程进度,督促、指导他们做好基建文件材料的收集工作。

第二十三条 基建项目在竣工验收前,基建科应通知档案馆对准备归档的基建文件材料进行检查、验收。

五、基建档案的管理

第二十四条 档案馆根据基建档案的特点,遵循档案管理的原则和分类方法,以查找和利用方便为目的,采取必要的保护手段,对基建档案进行管理。

第二十五条 本规定自发布之日起执行

十四、湖北医药学院科研档案管理规定

一、为了加强科学技术研究档案(以下简称科研档案)管理,充分发挥科研档案在教学科研、在学校建设发展中的作用,根据《中国人民共和国档案法》、国家科委和国家档案局《科学技术档案管理暂行规定》的有关规定,结合学校科研实际情况,特制定本规定。

二、科研档案是指在科研中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

三、科研档案工作是科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节,科研管理部门应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。

科研工作和建档工作实行“四同步”管理:下达项目计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查项目计划进度同时检查文件材料形成情况;验收、鉴定项目成果同时验收、鉴定项目档案的完整、准确、系统情况;项目总结同时做好项目文件归档交接。

四、实行科研课题负责人主持立卷、归档的责任制。课题负责人应责成专人负责所科研课题文件材料的收集、积累工作,且在课题研究各个阶段,随时督促、指导、检查兼职档案员的材料搜集情况,以保证归档材料的完整性、系统性。

五、科研课题归档的内容包括从该课题开题起,直至课题鉴定结束的全过程的所有材料。已通过鉴定的材料在上报到科技处鉴定时,课题负责人必须多备一套原始材料(带红印章)送交科技处,并由科技处统一移交给档案馆存档。此外,课题在报奖时,也需多备一套申报材料交到科技处,由科技处统一移交档案馆。

六、归档的材料,要写明作者和制成日期;对保密材料要注明密级;手抄的文字材料纸质要优良,字迹要工整,用蓝黑或碳素墨水,不得使用铅笔、圆珠笔、红或纯蓝墨水书写;图样清晰,底图、底片要保证能复制;在材料的非装订线一侧的下角编写页码,用笔要求同上。

七、移交给档案馆的材料要求是原件。所谓原件一是指文字非复印件;二是指带有照片、图样、印章、签字的文件材料,必须是原版照片、底图(计算机打印图样除外)、红印、亲笔签字。

十五、湖北医药学院外事档案管理规定

为了提高学校外事类档案的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用,特制订本规定。

一、外事档案工作的基本原则

(一)学校在与外国团体或个人就学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体的文件材料,均属外事档案。

(二)外事档案必须实行集中统—管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

(三)外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校外事管理部门人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

(四)外事部门要有一位领导分管外事档案工作,并配兼职档案员负责收集、积累、归档。

(五)努力实现外事档案的科学化管理,大力开发信息资源,为学校教学、科研、人才交流服务。

二、外事档案归档范围

(一)归档原则

1、归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

3、归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。

(二)归档内容和重点

1、归档的主要内容包括综合管理,出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

2、归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3、学校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档,或存复印、影印件;外国赠送学校的纪念品、礼品。有保存意义的,应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。

(三)不归档的材料

1、上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件;

2、未定稿的各种文件;

3、未生效的合同、协议书;

4、无查考利用价值的一般性、临时性函件;

5、重份文件,校内各单位发来的文件;

6、与校外单位交换来的材料

十六、湖北医药学院照片档案管理规定

第一条 为加强我校照片档案的管理,使学校的档案更好地为教学、科研等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《照片档案管理规范》(中华人民共和国国家标准GB/T 11821-89),结合我校实际情况,特制定本规定。

第二条 本规定所指的照片档案是指学校各部门及个人在从事教学、科研、外事及各项管理工作等活动中直接形成的,对学校和国家有保存价值的,以感光材料为载体、以影像为主要反映方式、辅以文字说明的历史记录。照片档案由照片、底片和文字说明三部分组成,数码照片底片改为光盘或优盘归档。

第三条 照片档案管理体制与管理原则

(一)我校照片档案的管理,实行“统一领导、分级管理”原则,校档案馆对全校各单位的照片档案工作实行指导,并制定统一的分类编目方案、归档范围和整理规范。各学院、各单位应有一名主管档案工作的责任人负责本单位的照片档案工作,并确定一名兼职档案员具体负责,列入其岗位职责。

(二)按国家规定,凡各项职务活动中形成的照片档案,有关教职工必须及时向本单位的照片档案管理人员移交归档,集中管理,任何个人不得据为己有。

第四条 照片档案兼职档案员职责

(一)根据《湖北医药学院照片档案归档范围》及时向有关摄影人员收集、接收应归档的照片档案,积累对学校有保存价值的照片资料。

(二)对收集到的照片、底片进行整理,按六要素(事由、时间、地点、人物、背景、摄影者)编写文字说明,以保证照片、底片、文字说明配套完整。

(三)负责做好本单位照片档案的系统整理,按照片内容分类组合,将照片放入档案馆统一定制的照片档案册,并编写卷内目录。

第五条 照片档案归档要求

(一)归档的照片必须是原版、原件(历史遗留照片除外)。

(二)各部门兼职档案员应于每年五月份前,将上一年形成的整理好的照片档案移交档案馆。

(三)档案馆应对归档的照片进行验收,做到底片、照片、文字说明“六要素”齐全,底片与照片的影像相符,目录编写符合要求。

第六条 照片档案的利用和保管

(一)档案馆应做好照片档案的提供利用工作,使之更好地为学校中心工作服务。

(二)严格借用登记和归还注销手续,对珍贵照片档案,须经分管校领导批准后,方可利用。

(三)定期检查照片档案管理情况,要特别注意防止底片的物理损伤,重要、珍贵的底片不得借出,污损的照片要及时修补和复制。

(四)存放照片档案的库房应具备防火、防盗、防光、防尘、防潮功能。

(五)归档保存的照片档案,未经鉴定和批准,任何人不得私自移出、销毁和涂改。

(六)定期进行照片档案的鉴定工作,对于确无保存价值的照片、底片,档案馆应造册,清单经原归档部门领导审签,校主管档案工作领导批准后可销毁。

第七条 本规定如有与此前发布的学校档案工作有关规范不一致的,以本规定为准。

第八条 本规定自发布之日起实行。由校档案馆负责解释。

附件1 湖北医药学院照片档案归档范围

序号

类 别

类 目 名 称

保 管期 限

1

学校大事

学校召开重大集会、重要会议(党代会、工代会、妇代会等)、纪念活动及庆典的照片

长期

本校荣获的市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片

长期

本校重大建筑工程的基地原貌、奠基仪式及竣工落成典礼的照片

长期

2

上级来校

中央、省、市级领导人及著名人物来校活动的照片

长期

3

教学科研

本校重大科技成果、获国家级奖励的科研项目及拳头产品所形成的照片

长期

本校荣获国家级优秀教学成果奖及在课程建设、实践教学、因材施教、学生培养的照片

长期

本校在实验室建设、科技产业、生产、后勤等方面的重要活动及重大成果的照片

长期

4

统战

本校各民主党派重要活动的照片

长期

5

外事

外国国家领导人来访、聘请外籍名誉教授、客座教授及其它重要外事活动的照片

长期

在本校举办的国际学术会议及本校专家、学者参加国外重大学术活动和被授予荣誉学位、荣誉称号形成的照片

长期

6

文体

本校历届运动会盛况,参加市级以上组织的文体活动与获奖场面及反映学生、教职工业余生活的照片

长期

7

校园环境

本校反映不同历史时期的典型建筑物、校园风光的照片

长期

本校重要的石碑、牌匾及塑像的照片

长期

8

校外活动

校领导和知名人物参加国内外、市内外重大公务活动的照片

长期

9

校友会

校友会重要活动的照片

长期

10

土地

与学校土地有关的利用、纠纷、协议签订等照片

长期

11

校史展览

校史展览、学校画册、校报上用过的照片

长期

12

名人

历届校领导、知名专家、教授、劳模的工作照及任职期间的标准像

长期

13

学生

学校各类毕业生、毕业班的照片

长期

各类毕业生(博士、硕士、学士)的学位照

长期

14

其他

其他具有特殊意义和保存价值的照片

长期

附件2 湖北医药学院照片档案整理规范

为加强照片档案规范管理,健全照片档案管理制度,更好地开发利用照片档案信息资源,服务学校各项工作,特制定本规范。

一、主要内容和适用范围

本规范规定了照片档案的整理程序、组册与编目要求。适用于校内各单位对照片档案的管理。

二、名词术语及符号说明

(一)照片档案

照片档案是指学校的各单位(部门)及个人,在从事教学、科研、生产、外事及各项工作等活动中直接形成的,对学校和国家有保存价值的、以感光材料为载体、以影像为主要反映方式,辅以文字说明的历史记录。照片档案由底片、照片和文字说明三部分组成。

(二)照片档案的标准规格

照片档案的标准规格,是指照片为5R / 3R彩色扩印片或与之相同规格的黑白照片。

三、照片档案的整理与编号

(一)分类要求

1.以影像所揭示的内容价值和自身质量为依据鉴别挑选归档照片,剔出重份、内容无关紧要或画面不清晰的照片。

2.按照片所揭示的内容分类,并保持前后一致,不能随意变动。

3.根据内容分类组册,同一类或同一专题的照片可组成一册或若干册,数量少的也可将相近类别组成一册,在同一册内照片按时间顺序和重要程度排列,按序装进档案馆统一定购的像册。

(二)编号要求

照片档案号由“年度+SX11+类别号+册序号+张号”组成。

S X 12:指声像档案中的照片档案。

类别号:指照片档案的分类号。

册序号:指照片册的顺序号。

张 号:指每一册内照片排列的顺序号,以2位阿拉伯数字标识。

照片编号要求规范,不得出现重号、漏号及空号。

(三)底片的整理要求

1.按照片画面内容找出相对应的底片,底片放到底片袋内。

2.底片编号与相对应照片编号一致。

3.在底片袋的右上方标明底片号。

4.将底片袋按编号顺序插在“湖北医药学院照片档案册”内相对应照片的下面。

(四)文字说明编写要求

1.文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

事由:照片影像所反映事件、事物的情由。

时间:事情发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。

地点:被摄物所在的具体地点。

人物:照片影像上主要人物的姓名、身份。

背景:对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。

摄影者:照片的拍摄人。

2.将“六要素”准确填写在照片档案册卡片栏目内或输入计算机并按卡片的同样格式打印输出。

3.编制的说明卡片应文字简洁、准确、书写工整。

(五)照片档案的装载

标准规格照片,可装进档案馆统一定制的照片档案装具,其它非标准规格照片档案,按照片规格大小分别采用“簿、册、袋、盒”相结合方式组卷。

四、照片档案的册内目录和背脊、封面、备考表的编写

(一)册内目录的编写

1.以自然张或一组(若干张)为单元编写卷内目录。

2.照片的题名应概括、准确地揭示一张或一组照片影像所反应的信息,做到文字简洁、语言通顺。

(二)册内备考表放在册内最后一页,用以简要说明整理情况。

(三)照片档案册的脊背插片编写,应包括全宗号、档号(年度+SX12+类别号+册序号+张号)和起止时间,全宗号暂空。

(四)照片档案册的封面插片编写应包括本册的类目名称、档号(年度+SX12+类别号+册序号+张号)、保管期限、起止时间。

(五)册内目录、备考表、封面及脊背插片等都必须按规范要求编写,简明准确、整体美观。

十七、湖北医药学院重大活动文件材料归档的规定

重大活动是学校工作的重要组成部分,反映着学校的地位及学校工作的发展。活动期间形成的各种文件材料,记录了各项活动真实的历史面貌,是学校的宝贵财富,为了加强对这些文件材料的管理,现对重大活动归档工作规定如下:

一、重大活动的范围

(一)重要会议:包括学校召开的党代会、职代会、工代会、团代会、工作会、教学工作会、学术委员会、学科建设会、专业品牌建设、科学年会等。

(二)领导视察:包括党和国家领导人、地方党政领导人、上级机关领导人、兄弟院校主要负责人来我校指导、考察活动;

(二)重大活动:包括校庆、重大庆典、纪念活动;在党政、教学、科研、学管、外事等方面开展的重大活动;重大工程开竣工仪式活动以及开学典礼、毕业典礼、与院校外单位重要的合作仪式等。

(四)重要外事活动:包括国外重要外宾来校访问、参观、讲学、与国外大学和科研学术机构的重要合作等。

二、归档的内容

(一)重要会议需归档的文件材料包括:召开会议的请示、批复、会议的通知、议程、代表名单、报告、决议、领导讲话、大会发言、会议简报、重要的照片、录音录像材料。

(二)领导视察需归档的文件材料包括:接待计划、会议议程、领导讲话记录、领导题词、具有纪念意义的照片、录音录像材料。

(三)重大纪念和庆祝活动需归档的文件材料包括:活动的请示、批复、方案、议程、领导讲话、重要的照片、录音录像材料及说明。

(四)重要外事活动需归档的文件材料包括:外宾接待计划、日程安排、会谈记录、合作协议、具有纪念意义的照片、录音录像材料。

三、归档的方法

(一)重大活动实行由承办单位归档的方法,活动涉及多部门时,由牵头部门负责文件材料的归档。

(二)重大活动的承办或牵头部门要在活动前指定专人负责重大活动档案资料的现场采集,积累和整理归档。

(三)重大活动的承办或牵头部门,要及时与档案室联系,确定文件材料的归档时间,并对归档工作进行具体业务指导。

(四)重大活动档案材料归档的时间,不受年度限制,采取活动结束两周后归档的方法。

四、归档的要求

(一)凡属学校重大活动,档案资料必须及时整理归档。

(二)重大活动归档的文件材料,必须完整、系统,反映活动的全貌。

(三)重大活动归档的文件材料,收集必须齐全,应将活动期间形成的文字、照片、声像材料同时归档。

十八、湖北医药学院档案工作

“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度

为加强我校档案规范化、信息化、法制化的进程,提高档案管理的整体水平,将学校档案工作融入和贯穿于各项管理工作之中,有利于档案收集、整理、归档及开发利用工作,充分发挥档案信息资源作用,更好地为教学、科研及管理工作服务,结合学校实际情况,特制定本制度。

一、档案工作“三纳入”

1、将档案工作纳入学校工作计划。

档案工作是学校管理的基础工作之一,应将其纳入学校管理的内容,纳入学校发展的长远规划、近期目标、年度工作计划,使档案管理与学校管理保持同步。

2、将档案工作纳入学校领导议事日程。

学校明确一名校领导分管档案工作,并能及时解决档案工作中存在的实际问题。各部门确定一名负责人分管档案工作,负责检查、研究、解决本部门档案管理工作中存在的问题,在经费、设备、档案员待遇等工作条件上给予保证。

3、将档案工作纳入学校各部门岗位责任制

档案工作列入本部门管理制度中,并列入岗位责任制进行考核。维护学校档案的完整是每位员工的义务,对于无故拖延归档时间,拒不移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的,按照《档案法》的有关规定,追究相关人员的责任。

二、档案工作“四参加”

1、参加基建工程竣工验收

基建工程项目档案的验收是工程验收的一部分,同时又是保障档案资料完整、准确、系统、案卷质量符合规定要求的重要手段和步骤,必须与建设项目的工程验收、初步验收、竣工验收同步进行。建设项目竣工验收结论中要有关于档案情况的评价,竣工验收记录上要有档案员验收签字。档案资料未通过验收的工程,项目验收不予通过。

2、参加科研成果鉴定

科研档案工作是科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节,科技管理部门应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。

科研工作与建档工作实行四同步管理。下达项目计划任务的同时,提出文件材料的归档要求;捡查项目计划进度的同时,检查文件材料形成情况;验收、鉴定项目成果的同时,验收鉴定项目档案的完整、准确、系统情况;项目总结的同时,做好项目文件归档交接。

3、参加设备开箱验收

引进或购进设备开箱验收时,有关部门应通知档案部门或本部门兼职档案员参加,并准确填写设备开箱验收单,进行登记造册,及时向档案部门办理移交归档手续。完成移交归档后,设备维护部门需要利用时,可向档案管理部门办理借阅手续,按照合同要求,如发现设备随机资料短缺,应向设备厂家索取。

4、参加产品定型鉴定、验收

档案员或兼职档案员必须参加本单位产品的试制定型鉴定、验收,掌握本单位新产品研制开发的整个过程,保障档案资料的齐全、完整、准确、系统,案卷质量符合归档要求。最终在产品定型评价纪要中要体现档案资料情况。产品档案的归档时间一般在工作结束或告一段落后三个月内归档,连续生产产生的科技文件材料应在下年度一季度末归档。验收合格后向档案管理部门办理移交手续。

三、档案工作“四同步”

下达项目计划任务与提出文件材料的归档要求同步,检查项目计划进度与检查文件材料的形成情况同步,验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目档案材料的完整、准确、系统情况同步,项目总结与做好项目文件归档交接同步。

十九、湖北医药学院主管档案工作领导责任制

一、认真学习宣传、贯彻《档案法》,教育工作人员认真遵守《档案法》及档案工作管理制度,坚持依法管理档案。

二、将档案工作纳入校领导工作议事日程,使之与学校各项工作同步发展。

三、参加上级主管部门的档案工作会议,传达落实会议精神。

四、召开档案工作会议,研究部署档案工作。

五、及时解决档案工作中存在的实际问题,对档案工作所需人员、设备及经费提供保证。

二十、湖北医药学院档案馆馆长工作职责

一、全面统筹安排档案馆各项工作。

二、传达贯彻档案工作的法令、政策和规定,组织制定本校档案工作制度和工作计划、布置、检查、协调、总结档案馆工作。

三、负责审查档案保管期限,组织档案的鉴定、销毁工作。

四、组织档案工作人员政治、业务学习,总结交流工作经验和撰写论文,积极参加有关档案学会组织的活动。

五、负责制定和修订各类档案管理规章制度。各种仪器设备的使用管理工作。

六、完成领导交办的其它工作。

二十一、湖北医药学院档案馆工作人员职责

一、认真学习、贯彻执行党的方针政策,坚持四项基本原则,公正廉洁,严守党和国家机密。

二、认真学习、 宣传、 贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、 法规、参与制定和修订各类档案管理规章制度。

三、热爱档案专业,忠于职守,按时完成工作任务,工作主动,全心全意为人民服务。

四、认真学习档案专业知识,管理科学知识,钻研业务。不断提高学术理论水平,积极撰写学术论文。

五、督促、 检查、 指导各部门做好文件材料的形成、 积累、整理、 立卷、 归档工作,检查、 验收归档文件材料是否完整、 准确、 系统,是否符合各类档案工作规范。

六、做好各类档案的接收、 整理、保管、 统计、 编研等工作。参加档案价值鉴定和销毁工作。

七、参加科研成果、基建工程竣工验收前归档文件材料的审查验收,仪器设备开箱验收、随机文件材料的清点、 登记等工作。

八、编制各类档案的检索工具和参考资料,积极开展咨询服务和提供利用工作,做好档案的借阅和催还工作。

九、做好档案库房的管理和各种仪器设备的维护、 使用。

十、严格执行保密制度,对密级档案内容,不泄密、不失密,确保档案安全。

十一、同志间团结、友爱,互相尊重,分工协作,互帮互学,齐心协力,共同完成各项工作任务。

十二、按时完成领导交办的其它工作。

二十二、湖北医药学院兼职档案员工作职责

一、认真学习国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度;

二、负责部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,做好部门预立卷工作,并按规定时间向校档案馆办理档案移交手续;

三、积极参加档案业务学习,主动接受校档案馆的业务指导和督促、检查;

四、注意文件材料的安全和保密工作。

二十三、档案查阅利用工作流程图

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