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湖北医药学院归档文件整理工作规范
2018-11-20 09:39  

为进一步加强归档文件整理工作,提高档案归档质量和管理水平,以适应档案信息化建设的需要,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)、《数字档案室建设指南》等法规,结合本校实际,特制定本规范。

一、工作原则

(一)本校在党群、行政、教学活动中形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同形式载体材料,均属学校档案。

(二)本校档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

(三)严格执行文件材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理,编制页号。各类文件材料归档工作实行“三纳入”,即纳入学校各单位(部门)规划、计划,纳入管理制度,纳入管理人员职责范围。

(四)各归档单位应确定一位负责人分管本单位(部门)档案工作,并配备档案员,负责做好本单位(部门)各类档案的收集、整理、归档工作。

二、归档范围

(一)归档原则

1.归档各类文件材料必须对学校、社会当前与长远建设和发展具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.归档文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系。

(二)归档主要内容和重点

1.归档的档案材料包括党群、行政、教学等类纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体。具体范围见《湖北医药学院档案实体分类实施细则》。

2.归档重点以本校形成的不同形式载体文件材料为主,特别是全局性、综合性文件材料。其次是上级和其他单位来文、来电及附件。上级来文应以针对学校指令性、指导性文件为主。

(三)凡应归档的必须形成纸质材料,连同电子文本一并归档。

(四)不归档的文件材料:

1.上级机关普发供参阅、不办理的文件材料;

2.上级机关下发供参考的抄件;

3.上级机关征求意见未定稿文件;

4.重份文件;

5.无查考利用价值的事务性、临时性文件;

6.未经会议讨论、学校领导审阅和签发的文件,一般性文件历次修改稿,打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和签字的最后定稿除外);

7.从正式文件、刊物上摘录供工作参阅的材料;

8.无特殊保存价值的信封,一般性表态、咨询一般性问题、提出一般性意见的来信;

9.学校内部未履行公文的行文、介绍信等;

10.与本校无关的文件材料;

11.供参考的文件材料;

12.非隶属单位抄送的文件材料。

三、整理流程

(一)整理原则

归档文件材料整理应遵循其形成规律,保持有机联系,区分不同价值,便于保管和利用的原则。

(二)质量要求

1.归档文件材料应收集齐全完整。

2.凡破损的文件材料应予修整,字迹模糊或易褪色的文件材料应予复制。

3.凡归档的文件材料应杜绝“三色笔”(铅笔、圆珠笔、彩色笔)。

4.整理归档文件材料所使用的纸张及装具等应符合档案保护要求。

(三)整理方法

1.整理

(1)归档文件材料按件进行整理。“件”是归档文件材料整理的基本单位。

每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译件为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

(2)归档文件整理排序时,正本在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

(3)归档的文件材料按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)要求装订。

(4)装具使用无酸纸档案盒。

2.分类

归档文件材料采用“年度—问题--保管期限”进行分类。同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在备注项里加以说明。

3.排列

归档文件材料在分类方案的最低一级类目内,按保管期限排列。

4.编号

归档文件依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制遵循唯一性、合理性、稳定性、简单性原则。档号的结构为:“全宗号—年度—分类号—保管期限—件号”

归档文件材料依分类方法和排列顺序逐件编号;在每件文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章设置项目:全宗号、年度、件号、机构(问题)、保管期限、页数。

5.编目

归档文件材料应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。

归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

(1)序号:填写归档文件顺序号。

(2)档号:全宗号—年度—分类号—保管期限—件号。

(3)文号:文件的发文字号。没有文号的,不用标识。

(4)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。责任者全称过长,可写通用的简称。

(5)题名:文件材料标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[]”。

(6)日期:文件材料形成时间。以国际标准日期表示法标注年月日。如“20170618”。

(7)密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

(8)页数:每一件归档文件材料的页面总数,空白页不计数。

(9)备注:注释归档文件材料的变化情况及需要说明的问题。

归档文件目录除保存电子版本外,还应将纸质目录按年装订成册。

6.纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

(1)归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

(2)归档文件一般以件为单位装订。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,维持不变。装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不能使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等。

(3)纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。页码应逐页编制,标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的,可以保持原有页码不变。

(4)将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、问题、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

(5)备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。

整理日期:归档文件整理完成日期。

检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

检查日期:归档文件检查完毕的日期。

(6)归档文件整理完毕装盒后,每年形成的档案按机构序列依次上架,排架方法应避免频繁倒架,便于实体管理。

7.归档电子文件的整理要求

(1)归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参照《数字档案室建设指南》(2014)、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准执行。

(2)归档电子文件整理,使用符合《数字档案室建设指南》(2014)、GB/T18894等标准的应用系统。

四、归档时间

1.各归档单位(部门)在次年三月十五日以前将上一年归档文件材料整理移交学校档案馆。

2.财务处的会计凭证、会计账簿等应在年度终了后暂由财会部门保管一年,期满后移交档案馆。

3.随时接收上级规定应接收的档案。

五、本规范从发文之日起实施。

六、本规范由档案馆负责解释。

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