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湖北医药学院档案管理办法
2018-11-20 09:37  

第一章 总 则

第一条 为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》、《湖北省档案管理条例》等规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条 我校档案系指在教学、科研、党政管理、人事、学工、财务、基本建设、设备仪器管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。必须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策,加强我校档案建设、保持档案工作与全校各方面工作的协调发展,为教学、科研、管理和其他各项工作服务。

第四条 档案工作作为一项事业列入学校整体建设和工作计划并成为各级领导职责和管理工作的组成部分,在人员配备、经费、用房等基本工作条件上给予保证。

第二章 体制机制和档案相关人员工作职责

第五条 我校档案工作实行统一领导、集中管理的原则。学校建立综合档案工作机构——档案馆,对党政管理、教学、科研、人事、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、实物等档案实行集中统一管理。

第六条 坚持学校党委和校长领导,由一名校级领导主管全校档案工作。构建以档案馆为主体,各部门、学院为支撑,各方分工明确,职责清晰、协调配合、覆盖全面的档案工作运行机制,将档案工作列入部门年度工作目标考核内容。

第七条 档案工作要纳入领导的议事日程,纳入教学、科研及各项管理工作,纳入教师专业人员和干部的职责范围,在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第八条 校属各单位确定一名负责人分管本单位的档案工作,落实部门立卷归档制度,配备兼职档案员,负责本部门档案的收集、立卷整理工作,按规定时间向档案馆移交、归档,并接受业务指导。

第九条 校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,同时又是保存和提供利用本校档案的机构。档案馆的基本任务是:

(一)贯彻执行国家档案工作法令、法规和各项方针政策,规划全校档案工作;

(二)制定档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

(三)建立健全学校档案工作网络,负责做好全校各类档案的收集、整理、分类、鉴定、保管利用和档案统计工作,并指导和协助各单位做好上述工作;

(四)负责对全校专兼职档案人员业务培训;

(五)积极开发档案信息资源,并做好档案利用工作;

(六)开展档案工作学术研究和交流活动;

(七) 开展档案宣传工作和利用者的教育活动,提高师生员工的档案意识;

(八)采用先进科学技术,逐步实现档案管理的现代化;

(九)负责校史展览馆参观接待工作,发挥档案宣传和育人功能;

(十)完成学习领导及上级业务主管部门交办的其他任务;

第十条 归档单位负责人职责

(一)贯彻执行上级有关档案法律法规和学校档案工作规章制度,切实将档案工作纳入本单位工作议事日程;

(二)加强与学校档案工作部门联系与沟通,共同做好业务指导、监督、检查工作,确保档案材料归档质量;

(三)负责本单位所有归档案卷内容、质量审查把关,保证归档文件材料齐全完整。

(四)切实加强本单位档案归档工作领导,对兼职档案员提出具体工作要求,并解决工作中遇到的问题和困难,保证高质量完成本单位档案归档工作任务。

第十一条全校各单位(部门)档案员工作职责

(一)贯彻执行学校档案工作的政策和规定;

(二)负责制定本单位档案工作规章制度与工作计划,并组织实施;

(三)负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密;

(四)参加档案业务培训,并负责本单位各类文件的立卷归档工作;

(五)收集保管本单位档案,并按规定向档案馆移交。

第三章 经费、设备和库房

第十二条档案馆所需经费单独立项,列入学校年度预算,统筹解决。学校各单位应对本单位(部门)档案工作所需经费予以支持。

第十三条学校有计划地为档案馆配置复印、录音、录像、照相、扫描、缩微、恒温、恒湿等适应现代化需要的设备,如计算机、复印机、图像扫描仪、照相机、摄像机、电视机、音响、档案装订机、去湿机、密集架等。

第十四条学校充分考虑档案的发展规模,以及现代化管理需要,为档案馆提供专用的、符合《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房。

第十五条全校各单位(部门)要为本单位(部门)配备档案专柜和专人保管档案。

第四章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十六条 实行职能部门和课题组立卷归档制度,各类文件材料由形成部门按各类档案管理规范进行立卷,定期向档案馆移交。档案馆则应加强立卷指导工作。

第十七条 我校形成的各类档案,既是学校工作的真实记录,也是国家的宝贵财富,必须实行统一管理,确保档案的完整、准确、系统,有利于开发利用。凡个人在教学、科研、管理及一切职务活动中形成的各种载体形式的材料必须按照规定归档,任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有;对于非职务活动形成的重要文件材料,档案馆可采取征集、代管等形式收集保管,对于移交和捐赠档案的部门和个人应尊重其权益。

第十八条 充分发挥档案法规的行政监督职能。在领导支持、职能部门配合下,严格把好鉴定验收、上报成果、晋升等关口。在科技成果鉴定、基建工程验收、大型仪器设备开箱时,档案人员必须参加,有关业务人员会同档案人员对应归档的文件材料加以审查,并签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的科研项目一律不予上报、不予验收。其它各种门类档案也应采取相应措施,使立卷归档工作制度化。

第十九条 归档范围

(一)党政管理类

主要包括院党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件,会议记录;工作计划,总结;上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

(二)教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

(三)科研类

主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

(四)基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

(五)仪器设备

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的申请购置、开箱验收、安装调式、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

(六)出版类

主要包括学校出版部门的管理性文件及出版的学报、专刊、校报;我校教职工出版的专著、译著。

(七)外事类

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。主要有学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修,及学院聘请的外籍港澳专家与教师在教学、研究及其它有关活动中形成的文字材料;授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

(八)财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

(九)声像类

主要包括学校各项活动中形成的照片(底片)、录音、录像带、幻灯片、光盘等声像材料和配套的文字说明及材料。

(十)实物类

主要包括反映本单位历史真实面貌的,对学校和社会具有保存价值的特定物品,如:奖状、奖杯、锦旗、证书、纪念品等。

(十一)人事档案

主要包括教职工档案、学生档案;教师(专业技术人员)业务档案。

第二十条 不归档范围

(一)上级机关普发的仅供参阅、不必办理的文件材料;

(二)上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件;

(三)重份文件材料;

(四)无查考利用价值的事务性、临时性文件;

(五)本校未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件,电报草稿,一般性文件的历次修改稿;

(六)无特殊保存价值的信函,一般性表态、询问一般性问题,提出一般性建设性意见和人民来信;

第二十一条 案卷质量要求

(一) 各类档案的质量要求是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区分不同价值,便于保管利用。

(二) 卷内文件材料必须是原件,必须准确反映我校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,字迹工整、清晰,禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易退色的书写工具。要去掉卷内文件的金属物,托裱破损文件,字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线,以左下方对齐,在左侧装订。不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订或放入三角纸袋。成卷装订的卷内文件编页号,按件装订的卷内文件编件号。

(三)管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。专题性、成套性档案(含教学、科研、产品、科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。

(四)档案的保存价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:

1.凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长期利用价值的,为永久保管(50年以上)。

2.凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,为长期保管(30年)。

3.凡在短期时间内对学校工作有查考利用价值的,为短期保管(10年以下)。

(五)页号的编写:卷内文件材料按顺序排好后,不论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号。

(六)每个案卷必须按规定格式填写卷内文件目录。

(七)卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。

(八)案卷题名应简明确切,一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50个字。

第二十二条 归档时间和手续

(一)全校各归档部门在次年3月底以前将整理好的文件材料归档。

(二)科研档案在项目完成后3个月内整理好归档。

(三)基建项目在竣工验收后6个月内整理好归档。

(四)向档案馆移交档案必须履行归档手续,填写移交清单一式2份,交接双方签名盖章各存一份备查。

第五章 档案保管和利用

第二十三条 档案分类编号力求统一规范,档号编制要便于手检、机检,便于对档案的控制、利用和科学管理。

第二十四条 严格执行安全保密制度,档案不得随意堆放,严防损毁、散失和泄密。

第二十五条 档案摆放采取将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放的排架方式。同时,档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等工作。

第二十六条 建立档案借阅制度,积极提供利用,同时按密级履行审批手续。档案查阅、借阅须办理登记手续,借出档案,限期归还。严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人,违者按有关规定严肃处理。人员一旦调离、退休或辞职,应先将所借档案归还后方可办理离职手续。

第二十七条 在主管校长领导下,由档案馆和业务主管部门组成鉴定小组对档案密级进行调整和对需要销毁的档案提出建议,报主管领导批准后实施。销毁档案要造具清册,2人以上组织监销,并在销毁清册上签字。

第二十八条 建立档案统计、检查和利用效果登记制度。

第六章 奖励与处罚

第二十九条建立全校档案工作坚持评比制度,有下列情形之一的,由学校给予表彰和奖励:

(一)对档案的收集、整理、利用做成显著成绩的;

(二)对档案的保护和现代化管理做成显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十条有下列情形之一的,由学校责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或其他直接责任人依纪给予行政处分:

(一)不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的;

(二)违反保密规定,擅自提供抄录、公布档案的;

(三)涂改伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)玩忽职守,造成档案损坏丢失或擅自销毁档案的;

(六)其他违反档案法律法规行为的。

第七章 附 则

第三十一条 会计档案的管理办法,尊瞩财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。

第三十二条 本办法由湖北医药学院档案馆负责解释。

第三十三条 本办法自公布之日起施行,原《湖北医药学院档案工作条例(试行)》同时废止。

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